Audiências remotas têm êxito no CAM-CCBC

Por meio do uso de ferramentas de comunicação à distância, procedimentos são realizados pelo CAM-CCBC com segurança e agilidade

Por Sérgio Siscaro

A necessidade de evitar aglomerações durante a pandemia do novo coronavírus levou o CAM-CCBC a adotar procedimentos de atendimento à distância, por meio de ferramentas de comunicação remota – e os resultados têm sido bastante positivos. Prova disso é a continuidade dos procedimentos do Centro, tanto em casos de mediação quanto de arbitragem.

O funcionamento virtual das atividades do CAM-CCBC foi feito de maneira planejada, por meio de resoluções administrativas que estabeleceram diretrizes para a administração 100% digital de procedimentos e atendimento remoto por e-mail e/ou telefone.

Antes disso, o Centro já fornecia as ferramentas para casos em que as partes escolhiam um procedimento digital de arbitragem até a constituição do Tribunal Arbitral, ou mesmo quando um dos participantes de uma reunião ou audiência não tinha condições de comparecer presencialmente.

“A arbitragem é um meio de solução de conflitos que tem como suas principais características a celeridade e a flexibilidade. Por essa razão, o CAM-CCBC jamais pensou em simplesmente suspender esses procedimentos sem oferecer uma alternativa para sua continuidade”, afirma a coordenadora da Secretaria do Centro, Cristiane Gertel. De acordo com ela, já foram realizadas cerca de 30 audiências de arbitragem e sessões de mediação exitosas desde março, quando as atividades remotas se iniciaram.

Ela conta que as equipes de case managers do CAM-CCBC já estavam habituadas a utilizar ferramentas de comunicação remota nos procedimentos. Além disso, a área de Tecnologia de Informação (TI) do Centro já havia homologado o Microsoft Teams como principal ferramenta para reuniões virtuais. Dessa forma, quando as autoridades de governo estabeleceram o isolamento social, o CAM-CCBC já se encontrava pronto para manter suas atividades.

 

Apoio técnico

Todas as audiências de arbitragem e sessões de mediação são acompanhadas pela área de TI do CAM-CCBC – a fim de garantir não apenas o correto funcionamento das ferramentas de comunicação à distância, mas também de permitir que não se verifiquem problemas na conexão de cada participante. “Para evitar problemas, nossa TI faz testes de conexão antes das reuniões, prevenindo imprevistos. Isso tem garantido reunirmos até 40 pessoas em uma audiência sem registrarmos quaisquer problemas de ordem técnica”, afirma a case manager Marina Gouveia.

Ela conta que houve uma necessidade, trazida pelos próprios participantes, de se empregar a popular ferramenta Zoom para as audiências. “Utilizamos o Microsoft Teams por ter sido considerado mais seguro pela nossa área de TI. No entanto, adquirimos uma licença do Zoom que inclui a criptografia das comunicações, visando evitar eventuais invasões de hackers”, complementa Gouveia.

 

Solução aprovada

A migração das audiências para o espaço virtual tem sido bem recebida pelos participantes. “No começo as pessoas estavam um pouco receosas com o funcionamento da audiência remota – mas hoje a opção por ela é quase unânime. Os tribunais de arbitragem têm planejado todo o cronograma a ser seguido, o que deixa as partes mais confortáveis com os procedimentos. E o acompanhamento de nosso TI permite que possamos identificar eventuais problemas – e resolvê-los”, afirma a case manager.

Gertel concorda e avalia que os benefícios da modalidade virtual deverão fazer com que as audiências remotas continuem a ser utilizadas, mesmo após o fim da pandemia. “Uma das vantagens é que reduz os custos dos procedimentos – que normalmente incluem serviços decorrentes da realização das reuniões presenciais, como recepção, copa, estenotipia e, eventualmente, despesas de transporte aéreo e hospedagem de árbitros de outras cidades”, avalia.

Ela ressalta, ainda, que as audiências remotas refletem a forma diferenciada como o CAM atua nos procedimentos, isto é, provendo suporte logístico e administrativo para todos os partícipes dos procedimentos com o objetivo de garantir eficiência e custo-benefício. “O case manager é o anfitrião e gerencia todo o processo. Isso é fundamental para que os advogados e os árbitros preocupem-se exclusivamente com o processo”.

 

Instruções de uso

Para maior organização e transparência com relação às reuniões, audiências de arbitragem, sessões de mediação e outras ocasiões remotas, o Centrou publicou dois documentos em seu sítio eletrônico: Notas sobre reuniões e audiências remotas do CAM-CCBC e Notas sobre Comunicações e Reuniões Virtuais de Mediação do CAM-CCBC.

Esses documentos trazem esclarecimentos e recomendações para todos os envolvidos, abordando, entre outros, os requisitos técnicos para melhor conexão, itens indispensáveis ao planejamento prévio e os procedimentos de compartilhamento de documentos.

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