Audiências Remotas

 

Notas sobre Reuniões e Audiências Remotas do CAM-CCBC

Tendo em vista as restrições impostas pela pandemia de COVID-19, o CAM CCBC passou a conduzir de forma 100% remota todos os procedimentos sob sua administração, mantidas a excelência e a eficiência usuais de seus serviços.

Para tal mister e com fundamento no artigo 2.6 (c) e (f) de seu Regulamento, editou-se a Resolução Administrativa nº 40/2020 por meio da qual: (i) foi determinada, até decisão ulterior em contrário, a suspensão de protocolos físicos, da realização de audiências e reuniões presenciais; e (ii) foi estabelecida gestão exclusivamente eletrônica do procedimento por meio de ferramentas que possibilitam que todas as comunicações dos atos processuais, protocolos de manifestações, reuniões e audiências sejam realizadas de maneira eletrônica, de maneira segura e eficaz.

Assim, o CAM-CCBC edita as seguintes Notas sobre Reuniões e Audiências Remotas, com o objetivo de apresentar esclarecimentos e recomendações às partes, aos advogados, aos peritos, aos árbitros e aos demais partícipes dos procedimentos administrados pelo CAM-CCBC.[1]

1. Questões preliminares de ordem técnica 

 1.1. Participantes [2] das reuniões e audiências remotas (“Audiências Remotas”) devem contar com aparato técnico mínimo que permita a realização dos trabalhos sem intercorrências e de maneira satisfatória, como garantia do exercício dos direitos de defesa, contraditório e tratamento equânime das partes [3].

1.2. Para fins de suporte prévio e no curso da Audiência Remota, um(a) técnico(a) de T.I. do CAM-CCBC acompanhará os trabalhos do início ao fim, para a pronta assistência em caso de qualquer questão técnica.

1.3. Para realização das Audiências Remotas, o CAM-CCBC fornece a utilização de plataformas de terceiros, sujeitas aos seus respectivos termos e condições, que devem ser analisados e assentidos previamente pelos participantes. O CAM-CCBC homologou a utilização do Microsoft Teams e ou do Zoom, mas não se responsabiliza pelo uso, pela segurança e ou pela disponibilidade dessas plataformas. Caso a utilização de outra plataforma seja requerida pelo tribunal arbitral ou pelas partes, a Secretaria do CAM-CCBC deverá ser informada previamente e em tempo hábil para que a plataforma desejada seja analisada, aprovada e homologada.

1.4. A Secretaria tem treinamento para conduzir Audiências Remotas em ambas as plataformas mencionadas e atuará, salvo determinação em contrário, como organizadora (host) para fins de: agendamento, envio dos links de acesso, gerenciamento de permissões de ingresso na plataforma (salas de espera) e de eventual exclusão de Participante, contato com estenotipistas e intérpretes, se houver, bem como comunicação com o(a) técnico(a) de T.I. do CAM-CCBC.

2. Planejamento para as Audiências Remotas

2.1. O tribunal arbitral, quando verificada a necessidade de reunião ou audiência, consultará as partes e decidirá acerca da realização da Audiência Remota.

2.2. Uma vez determinada a realização da Audiência Remota, a Secretaria consultará o tribunal arbitral sobre a plataforma virtual [4] que pretende utilizar, fornecendo informações e subsídios técnicos para dar suporte a tal decisão ficando, desde já, ressalvadas as questões tratadas nos itens 1.3 e 4.

2.3. Escolhida a plataforma virtual, a Secretaria solicitará aos patronos das partes que informem os nomes completos dos Participantes e os endereços eletrônicos que devem receber o link de acesso, a fim de que sejam enviados os convites (invites) para a realização do teste prévio à data da audiência. O teste prévio é fundamental para o bom andamento da Audiência Remota, permitindo que sejam realizados testes de compatibilidade, performance dos equipamentos e conexão dos Participantes.

2.4. Os testes serão acompanhados pelo(a) Case Manager responsável pelo procedimento e pelo(a) técnico(a) de T.I. do CAM-CCBC.

2.5. Após a realização dos testes, a Secretaria enviará o convite (invite) da Audiência Remota a todos os Participantes.

2.6. A Secretaria consultará o tribunal arbitral sobre a necessidade de contratação de serviços de estenotipia [5] e tradução [6], conforme o caso.

2.7. É de responsabilidade dos patronos das partes informar à Secretaria os endereços eletrônicos de testemunhas fáticas, técnicas, representantes legais ou outros Participantes, a fim de que lhes sejam encaminhadas as informações relativas à audiência. Também é de responsabilidade dos patronos informar à Secretaria e ao tribunal arbitral antecipadamente sobre outros participantes e eventuais terceiros que estarão fisicamente no mesmo local que outro participante.

2.8. A Secretaria encaminhará ao tribunal arbitral a lista das pessoas que participarão da Audiência Remota, devidamente acompanhada dos endereços eletrônicos (“Lista de Participantes”).

2.9. Os autos eletrônicos do procedimento ficarão à disposição para consulta pelos árbitros e pelos advogados das partes.

2.10. Os documentos a serem utilizados no curso da Audiência Remota devem ser apresentados pelos advogados das partes em core bundle digital, devendo ser disponibilizados pela Secretaria do CAM-CCBC em link para tal fim. Com o objetivo de conferir eficiência aos trabalhos, os documentos devem estar organizados e ordenados conforme a sua apresentação e identificados de acordo com a denominação nos autos do procedimento.

 3. Audiência Remota 

3.1. No dia designado para a realização da Audiência Remota, todos os Participantes devem acessar a plataforma pelo menos 30 (trinta) minutos antes do horário marcado para o início dos trabalhos, para último teste de funcionamento de equipamentos e verificação de demais questões de ordem técnica.

3.2. No início da audiência, sugere-se que o tribunal arbitral, de posse da Lista de Participantes, confirme a presença de todos (as).

3.2.1. Caso a Audiência Remota seja acessada por qualquer pessoa que não conste da Lista de Participantes, tal fato deve ser imediatamente informado ao tribunal arbitral. O tribunal arbitral deverá ser igualmente informado, caso qualquer pessoa que não conste da Lista de Participantes, esteja no mesmo ambiente físico que algum dos Participantes.

3.3. A qualquer momento no curso da Audiência Remota, o tribunal arbitral, ex officio ou a pedido dos patronos das partes, poderá solicitar aos Participantes que exibam o ambiente físico em que se encontram (rotação 360º) a fim de que se possa verificar e confirmar as pessoas presentes no local.

3.4. Salvo determinação em sentido contrário pelo tribunal arbitral, a Secretaria será a única autorizada e responsável pela gravação da audiência remota, a qual será realizada por meio de recurso disponibilizado na própria plataforma e, eventualmente, de gravador convencional como cópia de segurança (backup).

3.4.1 As apresentações de slides e/ou os documentos dos autos a serem visualizados no curso da Audiência Remota, devem ser exibidos pelo interessado por meio do recurso de compartilhamento de telas disponível na plataforma.

3.5. Para melhor aproveitamento dos trabalhos, de modo que haja clareza nas apresentações e nos depoimentos, assim como para facilitar a execução do serviço de transcrição, um interlocutor deve aguardar o término da fala de seu antecessor.

3.6. É recomendável que seja estabelecida a sequência de oitiva de testemunhas e/ou demais Participantes antes da realização da Audiência Remota. Caso a ordem de oitiva não tenha sido previamente determinada, os patronos das partes devem informar ao tribunal arbitral qual testemunha pretendem chamar, ficando a Secretaria, na qualidade de organizadora do evento (host), responsável por dar à testemunha acesso à sala de Audiência Remota. Da mesma forma, a Secretaria acompanhará a saída da testemunha da sala de Audiência Remota, ao final de sua oitiva.

3.7. Se, no curso da Audiência Remota, o tribunal arbitral ou os patronos das partes necessitarem de sala exclusiva para fins de deliberação ou reunião, a Secretaria providenciará o acesso às referidas salas, enviando os respectivos links àqueles que devem acessá-las.

3.8. Caso haja qualquer tipo de intercorrência técnica ou de outra natureza, o tribunal arbitral poderá suspender a Audiência Remota, determinando a sua retomada no mesmo dia ou em nova data.

ANEXO I – Sugestões aos Participantes das Audiências Remotas

  • Mantenha-se em local reservado, com o mínimo de ruídos externos, sem acesso de terceiros e ou a documentos;
  • Posicione a câmera de forma que seja possível projetar o seu rosto com clareza, garantindo a interação adequada entre os participantes;
  • Utilize uma tela em tamanho suficiente para que os documentos projetados possam ser lidos com facilidade;
  • Esteja preparado para mostrar o ambiente em que você se encontra, caso assim seja determinado pelo tribunal arbitral;
  • Ao acessar a sala de Audiência Remota, os participantes comprometem-se a não utilizar quaisquer instrumentos de gravação;
  • Ao acessar a sala de Audiência Remota, os participantes estão cientes de que a audiência poderá ser gravada pela Secretaria do CAM-CCBC e transcrita, caso assim seja determinado pelo tribunal;
  • Em caso  de   dúvida,   entre   em   contato   com   o  Case Manager responsável [7];
  • Acesse a sala de Audiência Remota com pelo menos 30 minutos de antecedência para que eventuais ajustes técnicos sejam realizados;
  • Vista-se adequadamente para uma audiência;
  • Ao acessar a sala de Audiências, testemunhas e representantes legais não deverão acessar documentos ou receber orientações no curso de sua intervenção, salvo autorização expressa do tribunal arbitral para tanto;
  • Identifique-se ao entrar na sala de Audiência Remota com o seu nome completo e em que qualidade está participando;
  • Mantenha o seu vídeo ligado durante toda a Audiência Remota;
  • Mantenha o seu microfone mudo quando não estiver falando;
  • Aguarde o encerramento da fala de seu predecessor antes de realizar qualquer intervenção.

ANEXO II – Requisitos Técnicos

As plataformas virtuais utilizadas pelo CAM-CCBC para realização de Audiências Remotas (Microsoft Teams e Zoom), são ferramentas de terceiros de comunicação por som e vídeo com capacidade de reunir virtualmente várias pessoas em uma mesma reunião.

As referidas ferramentas foram analisadas pela equipe de T.I. do CAM-CCBC e foram homologadas para utilização considerando a familiaridade dos usuários, a usabilidade, os níveis de segurança proporcionados, além dos requisitos técnicos essenciais para a realização de uma Audiência Remota, tais como, possibilidade de acesso a vídeo e áudio dos participantes, compartilhamento de telas para projeção de apresentações e documentos, gravação, chat entre os participantes, entre outros.

O uso de tais plataformas está sujeito aos seus respectivos termos e condições, que devem ser analisados e assentidos previamente pelos participantes. O CAM-CCBC homologou a utilização do Microsoft Teams e ou do Zoom, mas não se responsabiliza pelo uso, pela segurança e ou pela disponibilidade dessas plataformas.

Para utilizá-las, do ponto de vista operacional, basta que o usuário tenha um equipamento (notebook, desktop, tablet ou celular, já que ambas são multiplataforma) com câmera, microfone e acesso à internet.

No entanto, para conectar-se a uma determinada reunião ou audiência, é necessário acessar um link, criado exclusivamente para aquele evento, cujo envio é feito pela Secretaria por e-mail. Durante a reunião é possível ver os Participantes e ser visto (desde que as respectivas câmeras estejam habilitadas), bem como ouvir e ser ouvido (desde que o microfone não esteja mudo).

Além disso, documentos e apresentações podem ser facilmente projetados, utilizando a ferramenta de compartilhamento de telas.

O tutorial abaixo demonstra como acessar e utilizar a Plataforma Microsoft TeamsTutorial Reuniões e Audiências Remotas Via Microsoft Teams

Abaixo, destacamos especificações e algumas sugestões para que as reuniões sejam realizadas sem intercorrências técnicas:

  • Velocidade de internet: 1 Mbps/2 Mbps – Chamadas com vídeo em grupo de alta definição (vídeos do 540p na tela de 1080p);
  • Teste de conexão: fazer um teste para saber se a velocidade de Download e Upload vai atender as solicitações necessárias para vídeo conferencia (link sugerido: https://speedtest.net/pt);
  • Dar preferência para a rede cabeada;
  • Simulação de conferência com antecedência com os Participantes;
  • Uso do fone headset caso seja um único usuário; e
  • Apoio técnico durante a conferência.

Por fim, ressaltamos que o(a) Case Manager responsável pelo procedimento e o(a) técnico(a) de T.I. do CAM-CCBC acompanharão a audiência, para prestar todo o suporte necessário e garantir o bom andamento dos trabalhos.

[1] Dentre outras, na elaboração destas Notas sobre Reuniões e Audiências Remotas, foi levada em consideração a experiência da Secretaria do CAM-CCBC e, portanto, – a qualquer momento – estas Notas poderão ser ampliadas e atualizadas para reunir novas sugestões e contribuições em prol do aprimoramento constante da gestão dos procedimentos.

[2] Os Participantes das Reuniões e Audiências Remotas, doravante referidos como “Participantes” incluem: case managers, membros do tribunal arbitral e eventual secretário(a) do tribunal, partes e representantes legais, advogados(as), estagiários(as), estenotipistas, intérpretes, testemunhas fáticas e técnicas, assistentes e técnico(a) de T.I. do CAM-CCBC destacado(a) para dar suporte à reunião ou audiência.

[3] Os requisitos mandatórios referidos neste item podem ser consultados no Anexo II.

[4] Nos termos da Resolução Administrativa n° 40/2020, “a fim de não prejudicar o andamento dos procedimentos, a Secretaria do CAM-CCBC viabilizará a realização de Audiências Remotas, via Microsoft  Teams ou plataforma similar, com o acompanhamento do case manager responsável e de um técnico de TI”. (grifamos)

[5] O serviço de estenotipia em Audiência Remota pode ser contratado nas seguintes modalidades: (i) degravação – o profissional estenotipista não acompanha a audiência em tempo real, mas recebe posteriormente a sua gravação, que é utilizada para realizar a transcrição; (ii) em tempo real – o profissional estenotipista participa da Audiência Remota e realiza a transcrição em tempo real.

[6] A tradução poderá ser simultânea – o tradutor realiza a tradução em tempo real, que é ouvida pelo(s) participante(s) que necessite(m) da tradução pelo uso de canais paralelos ou aparelhos específicos – ou consecutiva – o tradutor anota suas considerações e traduz a fala, após a intervenção original, para todos os participantes – em Audiências Remotas. No caso da tradução simultânea, a Secretaria deverá alertar o tribunal arbitral sobre as medidas que serão adotadas, incluindo as necessidades técnicas particulares desta providência. Caso a tradução seja consecutiva, a alocação do tempo deverá considerar o impacto da tradução.

[7] O case manager é identificado pela parte final do número do procedimento, p.ex. ARB. XXX/XXXX/SECX. Os dados de contato dos Case Managers podem ser acessados pelo site https://ccbc.org.br/cam-ccbc-centro-arbitragem-mediacao/sobre-cam-ccbc/estrutura-organizacional/.

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