Mediante el uso de herramientas de comunicación a distancia, los procedimientos se realizan de manera segura y rápida

Por Sérgio Siscaro

La necesidad de evitar las aglomeraciones durante la pandemia del nuevo coronavirus ha llevado CAM-CCBC a adoptar procedimientos de atención virtual a través de herramientas de comunicación remota – y los resultados han sido muy positivos. Prueba de ello es la continuidad de los procedimientos del Centro, tanto en los casos de mediación como de arbitraje.

 

El funcionamiento virtual de las actividades de CAM-CCBC se realizó de manera planificada, a través de resoluciones administrativas que establecieron directrices para la administración el 100% digital de procedimientos y servicio remoto por correo electrónico y/o teléfono.

Antes de eso, el Centro ya proporcionaba las herramientas para los casos en que las partes eligieron un procedimiento digital de arbitraje hasta la constitución del Tribunal Arbitral, o incluso cuando uno de los participantes en una reunión o audiencia no podría asistir en persona.

“El arbitraje es un medio de resolución de conflictos cuyas características principales son la celeridad y la flexibilidad. Por esta razón, CAM-CCBC nunca pensó en simplemente suspender estos procedimientos sin ofrecer una alternativa para su continuidad”, dice Cristiane Gertel, coordinadora de la Secretaría del Centro. De acuerdo con ella, se han celebrado aproximadamente de 30 audiencias de arbitraje y sesiones de mediación exitosas desde marzo, cuando comenzaron las actividades virtuales.

Ella dice que los equipos de case managers de CAM-CCBC ya estaban acostumbrados a utilizar herramientas de comunicación virtual en los procedimientos. Además, el área de Tecnología de la Información (TI) del Centro ya había aprobado el Microsoft Teams como la herramienta principal para las reuniones virtuales. Por lo tanto, cuando las autoridades gubernamentales establecieron el aislamiento social, CAM-CCBC ya estaba listo para mantener sus actividades.

 

Apoyo técnico

Todas las audiencias de arbitraje y sesiones de mediación son monitoreadas por el área de TI de CAM-CCBC – con el fin de asegurar no sólo el correcto funcionamiento de las herramientas de comunicación virtual, sino también para permitir que no se produzcan problemas en la conexión de cada participante. “Para evitar problemas, nuestro equipo de TI realiza pruebas de conexión antes de las reuniones, evitando eventos imprevistos. Esto ha garantizado reunir hasta 40 personas en una audiencia sin registrar ningún problema técnico”, dice la case manager Marina Gouveia.

Ella dice que se identificó una necesidad, a partir de comentarios de los propios participantes, de utilizar la popular herramienta Zoom para las audiencias. “Utilizamos el Microsoft Teams porque nuestro equipo de TI lo consideró más seguro. Sin embargo, hemos adquirido una licencia de Zoom que incluye el cifrado de comunicaciones con el fin de evitar posibles intrusiones de hackers”, añade Gouveia.

 

Solución aprobada

La migración de audiencias al espacio virtual ha sido bien recibida por los participantes. “Al principio, la gente estaba un poco temerosa con el funcionamiento de la audiencia virtual – pero hoy su elección es casi unánime. Los tribunales de arbitraje logran planificar todo el calendario a seguir, lo que hace que las partes se sientan más cómodas con el procedimiento. Y el monitoreo de nuestra TI nos permite identificar cualquier problema – y solucionarlos”, dice la case manager.

Gertel está de acuerdo y cree que los beneficios de la modalidad virtual deben hacer que las audiencias virtuales continúen siendo utilizadas, incluso después del final de la pandemia. “Una de las ventajas es reducir los costos de los procedimientos – que suelen incluir servicios resultantes de la celebración de reuniones presenciales, como la recepción, servicio de café, estenotipia y, eventualmente, los gastos de transporte aéreo y el alojamiento de árbitros de otras ciudades”, evalúa.

También señala que las audiencias virtuales reflejan la forma diferenciada como CAM actúa en los procedimientos, es decir, proporcionando el apoyo logístico y administrativo a todos los participantes en los procedimientos con el fin de asegurar la eficiencia y el costo-beneficio.  “El case manager es el anfitrión y gestiona todo el proceso. Esto es esencial para que los abogados y árbitros se preocupen exclusivamente por el proceso”.

 

Instrucciones de uso

Para una mayor organización y transparencia con respecto a reuniones, audiencias de arbitraje, sesiones de mediación y otras ocasiones remotas, el Centro publicó dos documentos en su sitio web: Notas sobre reuniones y audiencias virtuales de CAM-CCBC y Notas sobre Comunicaciones y Reuniones Virtuales de Mediación de CAM-CCBC.

Estos documentos proporcionan aclaraciones y recomendaciones para todos los involucrados, abordando, entre otros, los requisitos técnicos para una mejor conexión, los elementos indispensables para la planificación previa y los procedimientos de intercambio de documentos.