Agilidade e segurança nos procedimentos arbitrais

Secretária-Geral do CAM-CCBC esclarece o uso de ferramentas eletrônicas durante a quarentena

Por Sérgio Siscaro

Soluções tecnológicas foram prontamente implementadas pelo CAM-CCBC para garantir a continuidade de seu atendimento em um período de quarentena, diante da pandemia da Covid-19.  Mas, apesar de concretizadas em tempo recorde, as soluções já vinham sendo estudadas e viabilizadas há pelo menos dois anos. Dessa forma, os procedimentos arbitrais estão prosseguindo com agilidade e segurança.

A responsável pela Secretaria Geral do CAM-CCBC, Patrícia Kobayashi, destaca as adaptações realizadas para manter as atividades do Centro, as vantagens do novo sistema e a possível manutenção dos procedimentos eletrônicos após a crise. A seguir, trechos da entrevista:

O CAM-CCBC já vinha colocando em prática essas soluções eletrônicas desde 2018. Qual era então a motivação do Centro em adotar essas ferramentas?

O uso de plataformas digitais cresceu em importância nos últimos anos, e no âmbito dos meios adequados de solução de conflitos não foi diferente. Há alguns anos a Secretaria do CAM-CCBC trabalha em procedimentos especialmente desenvolvidos, devidamente acordados pelas partes e árbitros, para troca de informações e notificações exclusivamente por via eletrônica, garantida a devida segurança e eficiência na administração dos casos. Em 2018, o CAM-CCBC aprovou um procedimento para comunicação exclusivamente eletrônica durante a fase administrativa dos procedimentos arbitrais, aquela que precede a formação dos Tribunais Arbitrais. Além disso, já vinha conduzindo audiências integralmente remotas ou com a participação de testemunhas, advogados ou árbitros, por videoconferência ou teleconferência.

Como foi o processo de dotar as equipes do CAM-CCBC dos meios técnicos para que possam, nessa crise, manter o atendimento normal à distância?

A escalada dos casos de Covid-19 no país foi muito intensa e tivemos que agir rapidamente para garantir a devida proteção aos nossos colaboradores, bem como da comunidade arbitral como um todo. Em apenas dois dias foi aprovada a primeira Resolução Administrativa sobre o tema, a 39/2020, indicando todas as adaptações que seriam realizadas na prestação de nossos serviços. O setor de Tecnologia da Informação (TI) conduziu com maestria esse processo, auxiliando todos os nossos colaboradores a entender como se daria a adequação a nova forma de trabalho. Quanto às ferramentas digitais e as adequações necessárias para os procedimentos, a experiência do CAM-CCBC garantiu uma transição ordenada e segura, com mínimo impacto nos mais de 300 casos em andamento no CAM-CCBC. Todas as medidas seguem as melhores práticas de segurança da informação, garantindo às partes um ambiente virtual adequado para o protocolo das manifestações e para a realização das audiências.

Como os procedimentos podem prosseguir nos casos em que uma das partes tiver problemas em acessar as ferramentas eletrônicas do CAM-CCBC?

Todas as ferramentas utilizadas foram devidamente homologadas pelo setor de TI e já eram amplamente utilizadas pelo CAM-CCBC. Assim, contamos não apenas com a experiência dos case managers no gerenciamento das ferramentas, mas também com o apoio da equipe de TI. Todos estão prontos para auxiliar os partícipes dos procedimentos em qualquer problema tecnológico que eventualmente enfrentados.

Há algum plano de contingência no caso de problemas no gerenciamento remoto dos procedimentos – causados por excesso de utilização da estrutura de internet, por exemplo?

As plataformas adotadas pelo CAM-CCBC foram dimensionadas para suportar um fluxo muito maior de informações do que atualmente o CAM-CCBC gerencia, justamente para possibilitar que procedimento não sofra qualquer impacto decorrente de falhas tecnológicas. De toda forma, em caso de quaisquer dificuldades, as equipes responsáveis pelos procedimentos estão prontas para garantir o devido prosseguimento dos casos. Essa é uma das grandes vantagens do modelo de administração de procedimentos proposto pelo CAM-CCBC: um atendimento personalizado, que conta com mais de 40 anos de experiência, e pronto para solucionar todas as intercorrências do procedimento.

Quantos procedimentos já foram realizados dessa forma?

Em fase administrativa, desde 2018 com a aprovação da Resolução Administrativa que trata do tema, todos os procedimentos são administrados por via eletrônica, salvo raras exceções. Atualmente, com a regra prevista na Resolução Administrativa 40/2020, a condução dos casos é 100% eletrônica – inclusive após a formação do Tribunal Arbitral.

Passada a atual crise, o CAM-CCBC estuda a manutenção de alguns de seus serviços na versão eletrônica, não-presencial?

Uma das maiores vantagens dos métodos adequados de solução de conflitos é a sua flexibilidade. Assim, dada a eficiência decorrente da condução eletrônica dos casos, temos a expectativa de manter o procedimento eletrônico na maior parte dos casos.

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