Secretária General del CAM-CCBC aclara el uso de herramientas electrónicas durante la cuarentena

Por Sérgio Siscaro

CAM-CCBC implementó rápidamente soluciones tecnológicas para garantizar la continuidad del servicio en un período de cuarentena, ante la pandemia de la Covid-19.  No obstante las soluciones implementadas en un tiempo récord, el Centro ya las estaba estudiando y viabilizando desde hace al menos dos años. Por lo tanto, los procedimientos de arbitraje prosiguen con agilidad y seguridad.

Patrícia Kobayashi, responsable de la Secretaría General del CAM-CCBC, destaca las adaptaciones realizadas para mantener las actividades del Centro, las ventajas del nuevo sistema y el posible mantenimiento de los procedimientos electrónicos después de la crisis. A continuación, extractos de la entrevista:

CAM-CCBC ha puesto en práctica estas soluciones electrónicas desde 2018. ¿Cuál fue, en aquel momento, la motivación del Centro para adoptar estas herramientas?

El uso de plataformas digitales ha crecido en importancia en los últimos años, y en el contexto de los medios apropiados de resolución de conflictos no fue diferente. Durante algunos años, la Secretaría del CAM-CCBC ha estado trabajando en procedimientos especialmente desarrollados, debidamente acordados por las partes y los árbitros, para el intercambio de informaciones y notificaciones exclusivamente por medio electrónico, garantizando la seguridad y eficiencia adecuadas en la gestión de casos. En 2018, CAM-CCBC aprobó un procedimiento para la comunicación exclusivamente electrónica durante la fase administrativa de los procedimientos de arbitraje, el que precede a la formación de los tribunales de arbitrales. Además, ya había llevado a cabo audiencias totalmente remotas o con la participación de testigos, abogados o árbitros, por videoconferencia o teleconferencia.

¿Cómo fue el proceso de proporcionar a los equipos del CAM-CCBC los medios técnicos para que, en esta crisis, puedan mantener la atención remota?

El aumento de casos de la Covid-19 en el país fue muy intenso y tuvimos que actuar rápidamente para garantizar la protección adecuada para nuestros colaboradores, así como para la comunidad arbitral en general. En solo dos días, se aprobó la primera Resolución Administrativa sobre el tema, 39/2020, que indica todas las adaptaciones que se realizarían en la prestación de nuestros servicios. El sector de la Tecnología de Información (TI) ha conducido con destreza este proceso, ayudando a todos nuestros colaboradores a comprender cómo se adaptarían a la nueva forma de trabajar. En cuanto a las herramientas digitales y los ajustes necesarios a los procedimientos, la experiencia del CAM-CCBC garantizó una transición ordenada y segura, con un impacto mínimo en los más de 300 casos en curso en CAM-CCBC. Todas las medidas siguen las mejores prácticas de seguridad de la información, garantizando a las partes un entorno virtual adecuado para el protocolo de las manifestaciones y para la celebración de audiencias.

¿Cómo pueden proseguir los procedimientos en los casos en que cualquiera de las partes tiene problemas para acceder a las herramientas electrónicas del CAM-CCBC?

Todas las herramientas utilizadas fueron debidamente aprobadas por el sector de TI y ya fueron ampliamente utilizadas por CAM-CCBC. Por lo tanto, contamos no solo con la experiencia de los case managers en la gestión de las herramientas, sino también con el apoyo del equipo de TI. Todos están listos para ayudar a los participantes de los procedimientos con cualquier problema tecnológico que puedan enfrentar.

¿Existen planes de contingencia en caso de problemas en la gestión remota de los procedimientos, causados ​​por el uso excesivo de la estructura de Internet, por ejemplo?

Las plataformas adoptadas por CAM-CCBC fueron dimensionadas para soportar un flujo de información mucho mayor que el que actualmente CAM-CCBC gestiona, precisamente para permitir que el procedimiento no sufra ningún impacto debido a fallas tecnológicas. De todos modos, en caso de dificultades, los equipos responsables de los procedimientos están listos para garantizar la continuación adecuada de los casos. Esta es una de las grandes ventajas del modelo de administración de procedimientos propuesto por CAM-CCBC: una atención personalizada, que cuenta con más de 40 años de experiencia, y listo para resolver todas las complicaciones del procedimiento.

¿Cuántos procedimientos se han realizado de esta manera?

En la fase administrativa, desde 2018 con la aprobación de la Resolución Administrativa que aborda el tema, todos los procedimientos se administran electrónicamente, con raras excepciones. Actualmente, con la regla prevista en la Resolución Administrativa 40/2020, la conducción de casos es 100% electrónico, incluso después de la formación del tribunal de arbitral.

Después de la crisis actual, ¿CAM-CCBC estudia mantener algunos de sus servicios en la versión electrónica, no presencial?

Una de las mayores ventajas de los métodos adecuados de resolución de conflictos es su flexibilidad. Por lo tanto, dada la eficiencia resultante de la conducción electrónica de los casos, esperamos mantener el procedimiento electrónico en la mayoría de los casos.