RA 40/2020

Nova organização administrativa e normas para o processamento eletrônico dos procedimentos

Ref.: Organização administrativa do CAM-CCBC e normas para o processamento eletrônico dos procedimentos diante das regras de saúde pública relacionadas à Covid-19

CONSIDERANDO que a Resolução Administrativa n° 39/2020 tratou do impacto da situação excepcional relacionada à Covid-19 nas atividades do Centro de Arbitragem e Mediação da Câmara de Comércio Brasil-Canadá (“CAM-CCBC”) até o dia 1º de abril de 2020, bem como que tal situação se mantém e perdurará por prazo indefinido;

 CONSIDERANDO o total comprometimento do CAM-CCBC, de um lado, com a preservação da integridade da comunidade como um todo, incluindo árbitros, mediadores, peritos, advogados, partes e seus colaboradores e, de outro, com a eficiente prestação de serviços relacionados aos métodos adequados de solução de controvérsias;

 A Presidente do CAM-CCBC, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 2.6 (c) e (f)[1] do Regulamento do CAM-CCBC, aprovado em 1º de setembro de 2011, com alterações aprovadas em 28 de abril de 2016, resolve expedir a presente resolução.

  1. Vigência

Esta resolução entra em vigor em 2 de abril de 2020, sucedendo a Resolução Administrativa n° 39/2020, que vigorou até o dia 1º de abril de 2020.

Diante do cenário atual de incerteza e da impossibilidade de previsão da data exata de retorno das atividades presenciais no Brasil e na sede do CAM-CCBC, esta Resolução permanecerá em vigor até ser expressamente revogada.

  1. Secretaria

A equipe do CAM-CCBC continua integralmente operacional[2], podendo ser contatada por e-mail ou por telefone, das 9h00 às 18h00. As informações de contato estão disponíveis em nosso site www.ccbc.org.br. (clique aqui para acessar os dados de contato dos Case Managers)

  1. Protocolos, notificações e cumprimentos de prazos por meio eletrônico

O protocolo presencial de vias físicas na sede do CAM-CCBC permanece suspenso, nas unidades de São Paulo e do Rio de Janeiro.

Assim sendo, considerando que, nos termos do artigo 6.2[3], a comunicação eletrônica é, para todos os efeitos, meio previsto no Regulamento do CAM-CCBC para comunicações, notificações ou intimações, referidos atos destinados a quaisquer dos partícipes[4] dos procedimentos ou a eles relacionados[5], além dos protocolos de quaisquer manifestações, decisões ou documentos deverão ser realizados por meio eletrônico, conforme descrito nos itens a seguir.

3.1. Novos procedimentos

O protocolo de requerimento para instituição de novos procedimentos (de arbitragem ou outros ADRs[6]), acompanhado de documentos anexos, deverá ser realizado por e-mail no endereço [email protected]. Caso seja necessário, a Assessoria da Secretaria Geral do CAM-CCBC poderá disponibilizar um link para o upload de documentos.

A parte que desejar instituir um novo procedimento, durante a vigência desta Resolução, deverá indicar os endereços eletrônicos das partes requeridas e/ou daquelas partes que pretendam sejam dele intimadas para que a Secretaria do CAM-CCBC proceda à sua notificação apenas de maneira eletrônica.

A notificação eletrônica substitui, para todos os fins, as comunicações, notificações ou intimações realizadas por carta, fax ou qualquer outro meio equivalente.

Eventuais pedidos de exceção à notificação eletrônica das partes requeridas deverão acompanhar justificativas e serão apreciados e decididos pela Secretaria Geral do CAM-CCBC.

3.2. Procedimentos em fase administrativa anterior à constituição do Tribunal Arbitral

Nos procedimentos que aguardam a constituição do Tribunal Arbitral, fora facultado às Partes, via despacho de mero expediente, a adesão facultativa ao encaminhamento eletrônico das comunicações durante a fase administrativa.

Diante da necessidade de manutenção, por tempo indefinido, da nova forma de condução administrativa dos trabalhos do CAM-CCBC e considerando que a comunicação eletrônica é meio regulamentar, o encaminhamento eletrônico em fase administrativa passa a ser regra vinculante e obrigatória.

Assim, todas as comunicações, notificações e intimações deverão ser realizadas conforme o procedimento de comunicação eletrônica a seguir:

I- Todas as comunicações serão encaminhadas exclusivamente, por via eletrônica, para a Secretaria do CAM-CCBC designada, ficando dispensada a apresentação da via física respectiva.

 II- A Secretaria do CAM-CCBC será encarregada de retransmitir a mensagem recebida à outra Parte.

 III- A manifestação da Parte poderá estar no corpo da comunicação eletrônica ou como anexo, sendo que o tamanho total da mensagem não deverá ultrapassar 9MB[7].

 IV- A Secretaria poderá, futuramente, carrear aos autos físicos do procedimento uma cópia da comunicação eletrônica (com anexos), para registro.

 V- A contagem de prazo iniciar-se-á no primeiro dia útil subsequente ao envio, pela Secretaria, da correspondência eletrônica contendo a manifestação e seus respectivos documentos.

Eventuais pedidos de exceção a tais regras e/ou de suspensão do procedimento pelas Partes neste estágio deverão acompanhar justificativas e serão apreciados e decididos pela Secretaria Geral do CAM-CCBC.

 3.3. Procedimentos com Tribunal Arbitral regularmente constituído

Nos procedimentos em que os Tribunais Arbitrais já se encontram regularmente constituídos, as petições e demais documentos (tais como anexos, decisões, ofícios, cartas, comunicados, medidas de urgência, entre outros) deverão ser apresentados por e-mail e disponibilizados na pasta eletrônica compartilhada.

As orientações para o upload de manifestações e documentos, bem como os detalhes acerca do protocolo que valerá para fins de comprovação de cumprimento de prazo podem ser acessados neste link.

Eventuais pedidos de exceção a tais regras e/ou de suspensão do procedimento pelas Partes neste estágio deverão acompanhar justificativas e serão apreciados e decididos pelo Tribunal Arbitral.

  1. Audiências e reuniões

Permanece suspensa a realização de audiências e reuniões presenciais nas unidades de São Paulo e do Rio de Janeiro do CAM-CCBC e/ou em qualquer outra localidade.

A fim de não prejudicar o andamento dos procedimentos, a Secretaria do CAM-CCBC viabilizará a realização de audiências remotamente, via Microsoft Teams ou plataforma similar, com o acompanhamento do case manager responsável e de um técnico de TI.

As reuniões serão agendadas pela Secretaria, que enviará um convite via e-mail a todos os participantes, por meio do qual será franqueado acesso com som e/ou vídeo. Durante a reunião será possível, também, projetar documentos e apresentações utilizando o compartilhamento de telas.

A gravação será realizada pela Secretaria e os serviços de estenotipia e tradução poderão ser contratados, caso necessário. Maiores detalhes acerca dos requisitos técnicos e das demais orientações para a realização dessas audiências e reuniões estão disponíveis neste link.

  1. Iniciativas institucionais

Os eventos organizados e sediados pelo CAM-CCBC no primeiro semestre de 2020 permanecem suspensos.

A nossa equipe de Desenvolvimento Institucional continua acessível pelo e-mail [email protected], para tratar de eventos e outras iniciativas institucionais.

***

São Paulo, 2 de abril de 2020

 Eleonora Coelho

Presidente do CAM-CCBC

[1] Regulamento do CAM-CCBC, artigo 2.6: Compete ao Presidente do CAM-CCBC: (…)

(c) expedir Resoluções Administrativas; (…)

(f) expedir normas complementares, visando dirimir dúvidas, orientar a aplicação deste Regulamento, inclusive quanto aos casos omissos;

[2] Sobre o expediente do CAM-CCBC, vide a Resolução Administrativa n° 38/2019, que trata do calendário para o ano de 2020, disponível em: https://ccbc.org.br/cam-ccbc-centro-arbitragem-mediacao/ra-38-2019-calendario-2020/

[3] Regulamento do CAM-CCBC, artigo 6.2: Para todos os efeitos do presente Regulamento, as comunicações, notificações ou intimações serão feitas por carta, fax, correio eletrônico ou meio equivalente, com confirmação de recebimento.

[4] Incluindo, mas não se limitando, a partes, advogados, árbitros, secretários de tribunais arbitrais, peritos assistentes técnicos e testemunhas.

[5] Incluindo, mas não se limitando, a ofícios, declarações e demais atos relacionados aos procedimentos.

[6] Além de Arbitragem, o CAM-CCBC também administra outros métodos alternativos de resolução de disputas, tais como Mediação, Registro de Domínios e Dispute Boards e atua como Autoridade Nomeadora.

[7] Caso seja necessário, a Secretaria poderá disponibilizar um link para o upload de documentos que excedam 9MB.

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