Notas sobre las Comunicaciones y las Reuniones Virtuales de Mediación del CAM-CCBC

En vista de las restricciones impuestas por la pandemia de COVID-19, CAM CCBC comenzó a realizar de forma 100% remota todos los procedimientos bajo su administración [1],

mantenidas la excelencia y eficiencia habituales de sus servicios.

Para este propósito y con base en el artículo 2.6 (c) y (f) de su Reglamento, se emitió la Resolución Administrativa n^o 39/2020, seguida de la Resolución n^o 40/2020, por la cual, hasta nueva decisión en contrario, se estableció la gestión y ejecución de los procedimientos exclusivamente de forma electrónica, mediante herramientas que permiten comunicaciones, reuniones y audiencias seguras y efectivas.

Como el Reglamento de Mediación vigente [2] es compatible con la realización de procedimientos de mediación a través de medios virtuales, las disposiciones regulatorias se mantienen, a todos los efectos, de modo que los procedimientos de mediación en curso deben llevarse a cabo de una manera exclusivamente virtual. Cualquier solicitud de excepciones debe acompañar a las justificaciones y será considerada y decidida por la Secretaría General del CAM-CCBC.

Además, los procedimientos de mediación instituidos durante el plazo de la Resolución Administrativa n^o 40/2020 también se realizarán, por regla general, de una manera exclusivamente virtual.

Más adelante, cuando se reanuden las actividades presenciales en la sede del CAM-CCBC, la adhesión al procedimiento de mediación virtual que se describe aquí será opcional.

Por lo tanto, el CAM-CCBC publica las siguientes Notas sobre Comunicaciones y Reuniones Virtuales, con el objetivo de presentar aclaraciones y recomendaciones a las partes, abogados, mediadores y otros participantes en los procedimientos de mediación administrados por el CAM-CCBC [3], que se acompaña de dos Anexos que son parte integrante.

1. Cuestiones técnicas preliminares

 1.1. Todas las comunicaciones mencionadas en el Reglamento de Mediación deben realizarse electrónicamente, incluidas las relacionadas con la presentación de la Solicitud de Mediación (artículo 1.1) y la convocatoria a la reunión previa (artículo 2.1).

 1.2. El protocolo de solicitud para la institución de un nuevo procedimiento de mediación, acompañado de documentos adjuntos, debe hacerse por correo electrónico a la dirección [email protected]. Si es necesario, la Asesoría de la Secretaría General del CAM-CCBC puede proporcionar un enlace para cargar documentos.

 1.3. En el procedimiento de mediación virtual, todas las reuniones se realizarán de forma remota (“Reuniones Virtuales”), que incluyen:

 (i) las reuniones previas mencionadas en los artículos 2.1 a 2.4 del Reglamento de Mediación;

(ii) la reunión para firmar el Término de Mediación, del artículo 5.1 del Reglamento de Mediación; y

(iii) las reuniones conjuntas e individuales del mediador con los participantes, previstas en el Artículo 6.1 del Reglamento de Mediación.

1.3.1. Os Participantes [4] en las Reuniones Virtuales deben tener un aparato técnico mínimo que permita que el trabajo se lleve a cabo sin incidentes y de manera satisfactoria, como garantía de una comunicación plena e igualitaria entre las Partes [5].

1.4. Para fines de soporte previo y en el curso de las Reuniones Virtuales, un técnico de TI del CAM-CCBC acompañará el trabajo de principio a fin, para ofrecer asistencia inmediata en caso de cualquier cuestión técnica.

1.5. Para la realización de las Reuniones Virtuales, el CAM-CCBC proporciona el uso de plataformas de terceros, sujeto a sus respectivos términos y condiciones, que deben ser previamente analizados y acordados por los participantes.

1.5.1. El CAM-CCBC aprobó el uso de Microsoft Teams y Zoom, pero no es responsable del uso, la seguridad o la disponibilidad de estas plataformas.

1.5.2. Si los participantes requieren el uso consensuado de otra plataforma, la Secretaría del CAM-CCBC debe ser informada con anticipación y de manera oportuna para que la plataforma deseada sea analizada, aprobada y ratificada.

1.6. La Secretaría está capacitada para realizar Reuniones Virtuales en ambas las plataformas mencionadas y actuará, a menos que se determine lo contrario, como organizadora (host) con el propósito de: programar, enviar enlaces de acceso, administrar los permisos de ingreso en la plataforma (salas de espera), así como también la espera y permiso para ingresar a la sala para reuniones individuales de “caucus“), eventual exclusión del Participante, así como comunicación con el técnico de TI del CAM-CCBC.

2. Planificación de Reuniones Virtuales

 2.1. El Mediador consultará a las partes y decidirá la celebración de las Reuniones Virtuales e informará a la Secretaría sobre la plataforma virtual [6] que se utilizará, proporcionando información y subsidios técnicos para apoyar esta decisión, con la debida atención a los temas tratados en los puntos 1.4 y 1.5.

2.2. Una vez que se haya elegido la plataforma virtual, la Secretaría solicitará a los abogados de las partes que informen los nombres completos de los Participantes y las direcciones electrónicas que deben recibir el enlace de acceso, a fin de enviar las invitaciones (invites) para llevar a cabo la prueba antes de la fecha de la audiencia. La prueba preliminar es fundamental para el buen desempeño de la Audiencia Remota, permitiendo que se lleven a cabo pruebas de compatibilidad, desempeño del equipo y conexión de los Participantes.

2.3. Las pruebas serán supervisadas por el Case Manager responsable del procedimiento y por el técnico de TI del CAM-CCBC.

2.4. Después de llevar a cabo las pruebas, la Secretaría enviará la invitación (invite) de la Reunión Virtual, por correo electrónico, a todos los Participantes, a través de la cual se otorgará acceso con sonido y/o video. Durante la reunión también será posible proyectar documentos y presentaciones mediante el uso compartido de pantallas.

2.5. Es responsabilidad de los abogados de las partes informar a la Secretaría las direcciones electrónicas de los testigos fácticos o técnicos, representantes legales u otros Participantes, a fin de proporcionarles información sobre la audiencia. También es responsabilidad de los abogados informar de antemano a la Secretaría y al tribunal arbitral sobre otros participantes y cualquier tercero que se encuentre físicamente en el mismo lugar que otro participante.

2.6. La Secretaría remitirá al Mediador la lista de personas que participarán en la Reunión Virtual, debidamente acompañada de las direcciones electrónicas (“Lista de Participantes”).

3. Reunión Virtual

3.1. En el día designado para la Reunión Virtual, todos los participantes deben acceder a la plataforma al menos 30 (treinta) minutos antes de la hora programada de inicio de los trabajos, para la última prueba de funcionamiento de los equipos y la verificación de otras cuestiones técnicas [7].

 3.2. Al comienzo de la Reunión, se sugiere que el Mediador, en posesión de la Lista de Participantes, confirme la presencia de todos(as) y que, en su declaración de apertura, explique a los Participantes sobre la dinámica de la sesión virtual y establezca algunas reglas y esté disponible para aclarar cualquier dificultad en el manejo de la plataforma.

3.2.1.Si es necesario, el case manager y el soporte técnico del CAM-CCBC también pueden contribuir proporcionando aclaraciones, tales como:

(a) los participantes no pueden grabar sesiones de mediación por ningún medio, incluyendo audio, video o digital;

(b) los participantes deben, al comienzo de cada sesión virtual, identificar el nombre de todas las personas que participarán en la reunión, asegurando que terceros no identificados no tengan acceso al contenido de la reunión (visual o por escucha);

(c) los participantes deben comprometerse a no acceder a la sesión privada (caucus) de la otra parte y a no utilizar un documento o prueba cuyo acceso no haya sido autorizado. Cualquier complicación a este respecto, en nombre de la buena fe, debe notificarse al Mediador tan pronto como ocurra;

(d) los Participantes se comprometen a acceder a la plataforma en un lugar reservado, libre de ruido externo y personas fuera de la Mediación, evitando lugares públicos.

3.3. En cualquier momento durante el curso de la Reunión Virtual, el Mediador, por su propia deliberación o a solicitud de los empleadores de las partes, puede solicitar a los Participantes que muestren el entorno físico en el que se encuentran (rotación de 360º) para verificar y confirmar las personas presentes en el sitio.

3.3.1 Si alguien que no está en la Lista de Participantes accede a la Reunión Virtual, este hecho debe ser informado inmediatamente al Mediador. El Mediador también debe ser informado si alguna persona que no está en la Lista de Participantes se encuentra en el mismo entorno físico que cualquiera de los Participantes.

3.4. Las presentaciones de slides y/o los documentos del caso para ser vistos en el curso de la Reunión Virtual, deben ser mostrados por la parte interesada a través de la función de compartir pantallas disponibles en la plataforma.

3.5. Para una mejor claridad en las comunicaciones, cada interlocutor debe esperar a que termine el discurso de su predecesor.

3.6. Para reuniones individuales (caucus), la Secretaría, como organizadora del evento (host), será responsable de dar acceso a la sala de individual de Reunión Virtual, enviando los enlaces respectivos a quienes deben accederlas. Del mismo modo, la Secretaría promoverá la salida de los participantes de la sala individual de Reunión Virtual, a su término.

3.7. Si hay algún tipo de complicación técnica o de otro tipo, el Mediador puede suspender la Reunión virtual, estableciendo de común acuerdo entre los Participantes su reanudación el mismo día o en una nueva fecha.

ANEXO I – Sugerencias a los Participantes de las Reuniones Virtuales

✓ Permanezca en un lugar reservado, con un mínimo de ruido externo, sin acceso por parte de terceros;

✓ Posicione la cámara de modo que sea posible proyectar su cara con claridad, asegurando una interacción adecuada entre los participantes;

✓ Utilice una pantalla lo suficientemente grande para que cualquier documento proyectado pueda leerse fácilmente;

✓ Esté preparado para mostrar el entorno en el que se encuentra, si así lo determina el Mediador;

✓ Al acceder a la sala de Reunión Virtual, los participantes se comprometen a no utilizar ningún instrumento de grabación;

✓ En caso de duda, contacte al case manager responsable [8];

✓ Acceda a la sala de Reunión Virtual con al menos 30 minutos de anticipación para realizar cualquier ajuste técnico;

✓ Identifíquese al ingresar a la sala de Reunión Virtual con su nombre completo y en qué calidad está participando;

✓ Mantenga su video encendido durante toda la Reunión Virtual;

✓ Mantenga su micrófono silenciado cuando no esté hablando;

✓ Espere a que termine el discurso de su predecesor antes de realizar cualquier intervención.

ANEXO II – Requerimientos Técnicos

Las plataformas virtuales utilizadas por el CAM-CCBC para celebrar Audiencias Remotas (Microsoft Teams y Zoom), son herramientas de terceros para la comunicación por sonido y video con la capacidad de reunir virtualmente a varias personas en la misma reunión.

Estas herramientas fueron analizadas por el equipo de TI del CAM-CCBC y fueron aprobadas para su uso teniendo en cuenta la familiaridad, la usabilidad y los niveles de seguridad proporcionados, además de los requisitos técnicos esenciales para celebrar una Audiencia Remota, como la posibilidad de acceso al video y audio de los Participantes, compartir pantallas para proyectar presentaciones y documentos, charla por chat entre los Participantes, entre otros.

El uso de dichas plataformas está sujeto a sus respectivos términos y condiciones, que los Participantes deben analizar y acordar previamente. El CAM-CCBC aprobó el uso de Microsoft Teams y Zoom, pero no es responsable del uso, la seguridad o la disponibilidad de estas plataformas.

Para usarlas, desde un punto de vista operativo, es suficiente que el usuario tenga un equipo (computadora portátil, de escritorio, tableta o teléfono celular, ya que ambos son multiplataformas) con cámara, micrófono y acceso a internet.

Sin embargo, para conectarse a una reunión o audiencia específica, es necesario acceder por un enlace, creado exclusivamente para ese evento, que la Secretaría envía por correo electrónico. Durante la reunión es posible ver a los Participantes y ser visto (siempre que las cámaras respectivas estén habilitadas), así como escuchar y ser escuchados (siempre que el micrófono no esté silenciado).

Además, los documentos y las presentaciones se pueden proyectar fácilmente con la herramienta para compartir pantallas.

El tutorial a continuación muestra cómo acceder y usar la Plataforma Microsoft Teams:

Tutorial de Reuniones y Audiencias Remotas – Via Microsoft Teams

A continuación, destacamos las especificaciones y algunas sugerencias para las reuniones que se realizarán sin complicaciones técnicas:

• Velocidad de internet: 1 Mbps/2 Mbps – videollamadas grupales de alta definición (videos de 540p en pantalla de 1080p);
• Prueba de conexión: haga una prueba para ver si la velocidad de Download y Upload cumplirá los requisitos para la videoconferencia (enlace sugerido: https://speedtest.net/pt);
• Dar preferencia a la red cableada;
• Simulación previa de la conferencia con los Participantes;
• Uso de los auriculares si es un solo usuario; y
• Soporte técnico durante la conferencia.

Finalmente, señalamos que el Case Manager responsable del procedimiento y el(la) técnico(a) de TI del CAM-CCBC acompañarán la audiencia, para brindar todo el apoyo necesario y garantizar el buen funcionamiento del trabajo.

[1]  Entre los métodos alternativos de resolución de disputas administrados por el CAM-CCBC se encuentran Arbitraje, Mediación, Registro de Dominios y Disputas, además de actuar también como Autoridad de Nominación.
[2] Reglamento de Mediación. Disponible en: https://ccbc.org.br/cam-ccbc-centro-arbitragem-mediacao/es/mediacion/reglamento-2016/.
[3] Estas Notas pueden ampliarse y actualizarse para reunir nuevas sugerencias y contribuciones a favor de mejora constante en la gestión de los procedimientos..
[4] Los Participantes en Reuniones Virtuales, en lo sucesivo denominados “Participantes” incluyen: case managers, mediadores, partes y representantes legales, abogados(as), aprendices, asistentes y técnico(a) de TI del CAM-CCBC destacado(a) para apoyar la Reunión Virtual.
[5] Los requerimientos obligatorios mencionados ítem se encuentran en el Anexo II.
[6] En virtud de los términos de la Resolución Administrativa n^o 40/2020.
[7] Más detalles sobre los requisitos técnicos y otras pautas para celebrar estas reuniones virtuales están disponibles en este enlace: https://ccbc.org.br/cam-ccbc-centro-arbitragem-mediacao/es/audiencias-remotas/
[8] El case manager se identifica por la parte final del número de procedimiento, p. ej. ARB. XXX/XXXX/SECX. Se puede acceder a la información de contacto de los Case Managers a través del sitio web  https://ccbc.org.br/cam-ccbc-centro-arbitragem-mediacao/es/acerca-del-cam-historia/estrutura-organizacional/.