Para este propósito y con base en el artículo 2.6 (c) y (f) de su Reglamento, se emitió la Resolución Administrativa n^o 40/2020, a través de la cual: (i) se determinó, hasta nueva decisión en contrario, la suspensión de los protocolos físicos, audiencias y reuniones presenciales; y (ii) se estableció la gestión exclusivamente electrónica del procedimiento mediante herramientas que permiten que todas las comunicaciones de actos procesales, protocolos de manifestaciones, reuniones y audiencias se lleven a cabo electrónicamente, de manera segura y efectiva.

Por lo tanto, el CAM-CCBC publica las siguientes Notas sobre Reuniones y Audiencias Remotas, con el fin de presentar aclaraciones y recomendaciones a las partes, abogados, expertos, árbitros y otros participantes en los procedimientos administrados por el CAM-CCBC.[1]

1. Cuestiones técnicas preliminares 

 1.1. Participantes [2] de las reuniones y audiencias remotas (“Audiencias remotas”) deben tener un aparato técnico mínimo que permita que el trabajo se lleve a cabo sin complicaciones y de manera satisfactoria, como garantía del ejercicio de los derechos de defensa, contradicción e igualdad de trato de las partes [3].

1.2. Para fines de soporte previo y en el curso de la Audiencia Remota, un(a) técnico(a) de TI del CAM-CCBC acompañará el trabajo de principio a fin, para recibir asistencia inmediata en caso de cualquier problema técnico.

1.3.Para la realización de la Audiencia Remota, el CAM-CCBC proporciona el uso de plataformas de terceros, sujeto a sus respectivos términos y condiciones, que deben ser previamente analizados y acordados por los participantes. El CAM-CCBC aprobó el uso de Microsoft Teams y/o Zoom, pero no es responsable del uso, la seguridad o la disponibilidad de estas plataformas. Si el tribunal arbitral o las partes requieren el uso de otra plataforma, la Secretaría del CAM-CCBC debe ser informada con anticipación y de manera oportuna para que la plataforma deseada sea analizada, aprobada y ratificada.

1.4. La Secretaría está capacitada para llevar a cabo Audiencias Remotas en ambas plataformas mencionadas y actuará, a menos que se determine lo contrario, como organizadora (host) con el propósito de: programar, enviar enlaces de acceso, administrar los permisos de ingreso en la plataforma (salas de espera) y de eventual exclusión del Participante, contacto con profesionales de estenotipia e intérpretes, si los hay, así como comunicación con el técnico de TI del CAM-CCBC.

2. Planificación de Audiencias Remotas

2.1. El tribunal arbitral, cuando se verifique la necesidad de una reunión o audiencia, consultará a las partes y decidirá sobre la celebración de la Audiencia Remota.

2.2. Una vez que se determine la Audiencia Remota, la Secretaría consultará al tribunal arbitral sobre la plataforma virtual [4] que pretende utilizar, proporcionando información y subsidios técnicos para respaldar esta decisión, con la debida atención a los asuntos tratados en los puntos 1.3 y 4.

2.3. Una vez que se haya elegido la plataforma virtual, la Secretaría solicitará a los abogados de las partes que informen los nombres completos de los Participantes y las direcciones electrónicas que deben recibir el enlace de acceso, a fin de enviar las invitaciones (invites) para llevar a cabo la prueba antes de la fecha de la audiencia. La prueba preliminar es fundamental para el buen desempeño de la Audiencia Remota, permitiendo que se lleven a cabo pruebas de compatibilidad, desempeño del equipo y conexión de los Participantes.

2.4. Las pruebas serán supervisadas por el Case Manager responsable del procedimiento y por el(la) técnico(a) de TI del CAM-CCBC.

2.5. Después de realizar las pruebas, la Secretaría enviará la invitación (invite) de Audiencia Remota a todos los Participantes.

2.6. La Secretaría consultará al tribunal arbitral sobre la necesidad de contratar servicios de estenotipia [5] y traducción [6], según sea el caso.

2.7. Es responsabilidad de los abogados de las partes informar a la Secretaría las direcciones electrónicas de los testigos fácticos o técnicos, representantes legales u otros Participantes, a fin de proporcionarles información sobre la audiencia. También es responsabilidad de los abogados informar de antemano a la Secretaría y al tribunal arbitral sobre otros participantes y cualquier tercero que se encuentre físicamente en el mismo lugar que otro participante.

2.8. La Secretaría remitirá al tribunal arbitral la lista de personas que participarán en la Audiencia Remota, debidamente acompañada de las direcciones electrónicas (“Lista de Participantes”).

2.9. Los registros electrónicos del procedimiento estarán disponibles para consulta de los árbitros y abogados de las partes.

2.10. Los documentos que se utilizarán en el curso de la Audiencia Remota deben ser presentados por los abogados de las partes en core bundle digital, y deben ser puestos a disposición por la Secretaría del CAM-CCBC en el enlace para tal fin. Con la intención de dar eficiencia a la ocasión, los documentos deben estar organizados y ordenados de acuerdo con su presentación e identificados de acuerdo con la denominación en los registros del procedimiento.

 3. Audiencia Remota 

3.1. En el día designado para la Audiencia Remota, todos los participantes deben acceder a la plataforma al menos 30 (treinta) minutos antes de la hora programada de inicio de los trabajos, para la última prueba de funcionamiento de los equipos y la verificación de otras cuestiones técnicas.

3.2. Al comienzo de la audiencia, se sugiere que el tribunal arbitral, en posesión de la Lista de Participantes, confirme la presencia de todos.

3.2.1. Si alguien que no está en la Lista de Participantes accede a la Audiencia Remota, este hecho debe ser informado inmediatamente al tribunal arbitral. El tribunal arbitral también debe ser informado si alguna persona que no está en la Lista de Participantes se encuentra en el mismo entorno físico que cualquiera de los Participantes.

3.3. En cualquier momento durante el curso de la Audiencia Remota, el tribunal arbitral, ex officio o a solicitud de los abogados de las partes, puede solicitar a los Participantes que muestren el entorno físico en el que se encuentran (rotación de 360º) para verificar y confirmar las personas presentes en el lugar.

3.4. A menos que el tribunal arbitral determine lo contrario, la Secretaría será la única autorizada y responsable de registrar visualmente la audiencia remota, que se llevará a cabo mediante un recurso disponible en la plataforma y, eventualmente, mediante un registrador convencional como respaldo (backup).

3.4.1. Las presentaciones de slides y/o los documentos del caso para ser vistos en el curso de Audiencia Remota, deben ser mostrados por la parte interesada a través de la función de compartir pantallas disponibles en la plataforma.

3.5. Para una mayor eficiencia de la ocasión y para que haya claridad en las presentaciones y testimonios, así como para facilitar la ejecución del servicio de transcripción, un interlocutor debe esperar a que termine el discurso de su predecesor.

3.6. Se recomienda que se establezca la secuencia para audiencia de testigos y/o demás Participantes antes de la realización de la Audiencia Remota. Si el orden de la audiencia no se ha determinado previamente, los abogados de las partes deben informar al tribunal arbitral a qué testigo tienen la intención de llamar, siendo la Secretaría, en su calidad de organizadora del evento (host), responsable de dar acceso al testigo a la sala de Audiencia Remota. Asimismo, la Secretaría supervisará la salida del testigo de la sala de Audiencia Remota, al final de su audiencia.

3.7. Si, en el curso de la Audiencia Remota, el tribunal arbitral o los abogados de las partes necesitan una sala exclusiva con el propósito de deliberar o reunirse, la Secretaría proporcionará acceso a estas salas, enviando los respectivos enlaces a quienes deben accederlas.

3.8. Si hay algún tipo de complicación técnica o de otro tipo, el tribunal arbitral puede suspender la Audiencia Remota, determinando su reanudación el mismo día o en una nueva fecha.

ANEXO I – Sugerencias a los Participantes de Audiencias Remotas

• Permanezca en un lugar reservado, con un mínimo de ruido externo, sin acceso por parte de terceros u a documentos;
• Posicione la cámara de modo que sea posible proyectar su cara con claridad, asegurando una interacción adecuada entre los participantes;
• Utilice una pantalla lo suficientemente grande para que cualquier documento proyectado pueda leerse fácilmente;
• Esté preparado para mostrar el entorno en el que se encuentra, si así lo determina el tribunal arbitral;
• Al acceder a la sala de Audiencia Remota, los Participantes se comprometen a no utilizar ningún instrumento de grabación;
• Al acceder a la sala de Audiencia Remota, los participantes saben que la Secretaría del CAM-CCBC puede grabar la audiencia y transcribirla, si así lo determina el tribunal;
• En caso de duda,   póngase en contacto con el  Case Manager encargado [7];
• Acceda a la sala de Audiencia Remota con al menos 30 minutos de anticipación para realizar cualquier ajuste técnico;
• Vístase apropiadamente para una audiencia;
• Al acceder a la sala de Audiencias, los testigos y los representantes legales no deben acceder a los documentos ni recibir orientación en el curso de su intervención, a menos que el tribunal arbitral lo autorice expresamente;
• Identifíquese al ingresar a la sala de Audiencia Remota con su nombre completo y en qué calidad está participando;
• Mantenga su video encendido durante toda la Audiencia Remota;
• Mantenga su micrófono silenciado cuando no esté hablando;
• Espere a que termine el discurso de su predecesor antes de realizar cualquier intervención.

ANEXO II – Requerimientos Técnicos

Las plataformas virtuales utilizadas por el CAM-CCBC para celebrar Audiencias Remotas (Microsoft Teams y Zoom), son herramientas de terceros para la comunicación por sonido y video con la capacidad de reunir virtualmente a varias personas en la misma reunión.

Estas herramientas fueron analizadas por el equipo de TI del CAM-CCBC y fueron aprobadas para su uso teniendo en cuenta la familiaridad, la usabilidad y los niveles de seguridad proporcionados, además de los requisitos técnicos esenciales para celebrar una Audiencia Remota, como la posibilidad de acceso al video y audio de los Participantes, compartir pantallas para proyectar presentaciones y documentos, charla por chat entre los Participantes, entre otros.

El uso de dichas plataformas está sujeto a sus respectivos términos y condiciones, que los Participantes deben analizar y acordar previamente. El CAM-CCBC aprobó el uso de Microsoft Teams y Zoom, pero no es responsable del uso, la seguridad o la disponibilidad de estas plataformas.

Para usarlas, desde un punto de vista operativo, es suficiente que el usuario tenga un equipo (computadora portátil, de escritorio, tableta o teléfono celular, ya que ambos son multiplataformas) con cámara, micrófono y acceso a internet.

Sin embargo, para conectarse a una reunión o audiencia específica, es necesario acceder por un enlace, creado exclusivamente para ese evento, que la Secretaría envía por correo electrónico. Durante la reunión es posible ver a los Participantes y ser visto (siempre que las cámaras respectivas estén habilitadas), así como escuchar y ser escuchados (siempre que el micrófono no esté silenciado).

Además, los documentos y las presentaciones se pueden proyectar fácilmente con la herramienta para compartir pantallas.

El tutorial a continuación muestra cómo acceder y usar la Plataforma Microsoft Teams:

Tutorial de Reuniones y Audiencias Remotas – Vía Microsoft Teams

A continuación, destacamos las especificaciones y algunas sugerencias para las reuniones que se realizarán sin complicaciones técnicas:

• Velocidad de internet: 1 Mbps/2 Mbps – videollamadas grupales de alta definición (videos de 540p en pantalla de 1080p);
• Prueba de conexión: haga una prueba para ver si la velocidad de Download y Upload cumplirá los requisitos para la videoconferencia (enlace sugerido: https://speedtest.net/pt);
• Dar preferencia a la red cableada;
• Simulación previa de la conferencia con los Participantes;
• Uso de los auriculares si es un solo usuario; y
• Soporte técnico durante la conferencia.

Finalmente, señalamos que el Case Manager responsable del procedimiento y el(la) técnico(a) de TI del CAM-CCBC acompañarán la audiencia, para brindar todo el apoyo necesario y garantizar el buen funcionamiento del trabajo.