Adaptação ao cenário trazido pela Covid-19 trouxe novas formas de administrar procedimentos, com rapidez e segurança

Por Sérgio Siscaro

Em 24 de fevereiro de 2020, o Brasil registrou oficialmente o primeiro caso de contágio pelo novo coronavírus SARS-CoV-2, causador da Covid-19. A crise sanitária iniciada naquele momento levou à necessidade de medidas de contenção da doença, e afetou o dia a dia de todos os brasileiros. No caso do CAM-CCBC, a resposta foi rápida: já no início de março estavam estabelecidas as normas e as ferramentas de comunicação digital que permitiram ao Centro manter seu funcionamento – garantindo segurança, agilidade e economia de custos para todas as partes envolvidas. A área de Tecnologia da Informação (TI) do CAM-CCBC foi mobilizada, possibilitando o estabelecimento dos canais virtuais e prestando assistência a clientes e advogados.

Inicialmente, a Resolução Administrativa 39/2020 tornava os procedimentos virtuais opcionais para as partes em fase administrativa; com a mudança da situação sanitária, no início de abril a Resolução Administrativa 40/2020 já tornava o modelo eletrônico obrigatório. Na ocasião foram identificados cinco principais pontos de atenção que deveriam ser seguidos. O protocolo presencial deixou de ser solicitado; as partes tiveram a possibilidade de submeter suas manifestações por via eletrônica; o protocolo de requerimento de arbitragem também passou a ser aceito por e-mail; as audiências e as oitivas de testemunhas passaram a ser realizadas por meio de ferramenta de comunicação remota; e todas as atividades institucionais presenciais foram suspensas.

“Foi uma virada de chave muito rápida, mas conseguimos nos adaptar sem perder em qualidade. Antes de 2020 já utilizávamos meios eletrônicos, mas eles eram a exceção; com a pandemia, tornaram-se a regra”, afirma coordenadora da Secretaria do CAM-CCBC, Cristiane Gertel. Ela acrescenta que uma Pesquisa de Satisfação feita pelo Centro revelou que a aceitação desses procedimentos virtuais foi muito alta.

Resultados positivos

Com o passar dos meses, o Centro continuou adotando essas práticas, sempre atento às informações e recomendações dos órgãos públicos de saúde. Com isso foi possível realizar diversos eventos em formato virtual. Em outubro foi possível realizar a São Paulo Arbitration Week (SPAW) por meio de ferramentas de comunicação à distância. Já o VII Congresso de Arbitragem adotou um formato pioneiro, com a participação presencial de alguns palestrantes a partir de um estúdio de gravação profissional.

Um ano após a adoção dessas medidas, seu resultado prático é positivo. Tanto que, entre janeiro e dezembro de 2020, foram registrados 105 procedimentos de arbitragem (alta de 8,2% em comparação com 2019), movimentando R$ 9,05 milhões (crescimento de 6,47%). O mesmo ocorreu na mediação: foram 15 procedimentos (87,5% a mais que no ano anterior), aos quais correspondem R$ 5,68 bilhões (quase 30 vezes a mais do que em 2019).

Esses números, assim como a boa avaliação dos envolvidos a respeito dos procedimentos virtuais do CAM-CCBC, sugerem que, mesmo após superada a atual crise sanitária, será possível manter algumas de suas características ao lado do atendimento presencial. Este formato híbrido é mais vantajoso por conjugar benefícios de agilidade  e de redução de custos.

Agilidade e economia

O aspecto que mais diretamente impactou as atividades do CAM-CCBC foi a necessidade de se seguir protocolos de distanciamento social. A possibilidade de entregar documentos por via eletrônica, realizar reuniões e mesmo audiências de forma virtual tornou o processo mais rápido e econômico, ao evitar deslocamentos das partes.

Gertel lembra que todas as despesas com a realização de audiências presenciais saem do Fundo de Despesas de cada procedimento, impactando sobre seu valor final ao cliente. “Esses custos são mais altos quando o procedimento é realizado fora de São Paulo, gerando a necessidade de gastos com passagens aéreas, hospedagem, aluguel de salas etc. O formato virtual permite eliminar esses custos”, afirma. Ela também ressalta o aspecto da rapidez dos procedimentos: “O que antes necessitava ser protocolado em um prazo de dez dias, agora é feito em questão de minutos. Essa agilidade contribui para a celeridade do procedimento como um todo.”

A digitalização dos procedimentos do Centro trouxe outro benefício: a economia na utilização de papel e envio de correspondências pelo correio. De acordo com a coordenadora da área de Apoio Administrativo do CAM-CCBC, Regina Alves, o Centro enviou em 2019 um total de 20.738 correspondências pelo correio; em 2020, esse número foi de 6.800 – uma queda de 67%. “Somente na área de arbitragem, tínhamos uma despesa anual de correios e uso de motoboys de R$ 720 mil, que encolheu para R$ 198 mil no ano passado. Ou seja, economizamos meio milhão de reais dentre um ano e outro”, salienta.

Outro importante ponto de economia foi o de uso de papel – cuja redução já vinha sendo objeto do projeto de sustentabilidade do CAM-CCBC. “Em nosso arquivo temos 2.990 pastas, o que representa cerca de 1,2 milhão de folhas de papel. Com a utilização de meios eletrônicos, reduziremos também esse volume”, complementa.

Trabalho em casa

Logo no início da fase de distanciamento social, o CAM-CCBC já realizou a migração de suas atividades para o ambiente digital. Com a meta de não interromper os casos em andamento e continuar funcionando normalmente, o Centro colocou suas equipes em regime de home office. Novamente a atuação da área de TI foi essencial para garantir que o sistema funcionasse adequadamente, possibilitando aos colaboradores do CAM-CCBC continuarem exercendo suas atividades à distância. “Eles atuaram rapidamente para que as pessoas pudessem executar suas tarefas de casa – permitindo o desvio de chamadas telefônicas e criando espaços virtuais para armazenamento de documentos, por exemplo”, afirma Gertel.

Alves ressalta como uma série de atividades acabou aproximando mais os colaboradores do CAM-CCBC, e tornando a comunicação deles com o Centro mais fluida. “O empenho do CAM-CCBC em propiciar as condições para o home office foi essencial. Mantivemos o Centro funcionando, e também garantimos que todos estivessem a par do que acontecia, mesmo que à distância.” Ela acrescenta que a última Pesquisa de Clima revelou a aprovação dos colaboradores, em especial com relação à manutenção dos canais de comunicação.

“O resultado tem sido muito satisfatório. A equipe de gestão de pessoas foi muito competente ao promover encontros virtuais, que iam de eventos e happy hours até sessões de ioga e ginástica laboral. Também foi possível acelerar o andamento das atividades, uma vez que os case managers poderiam acessar a qualquer momento a Secretaria-Geral, em caso de dúvidas”, finaliza Gertel.

A experiência do case manager Marco Lima ilustra o êxito da migração para o regime de home office. “Foi necessário que nos adaptássemos aos procedimentos eletrônicos – mas o resultado foi muito positivo, e beneficiou a todos”, afirma. Trabalhando de Salvador (BA), Lima também se beneficiou do fato de que, com a digitalização dos procedimentos, não foi necessário que, eventualmente, tivesse de se deslocar para São Paulo. “Também com relação ao home office, a experiência tem sido bastante positiva. Com o apoio do pessoal da TI, foi possível estabelecer uma forma de trabalho bastante ágil e eficiente”. Para o futuro, ele acredita que algum modelo híbrido presencial-virtual deverá ser a regra.

Regras claras de atuação

No início de 2020, as notícias sobre a disseminação do novo coronavírus ainda deixavam espaço para muitas incertezas. À medida em que se foi formando um consenso científico a respeito do contágio e das formas de reduzir sua propagação, o CAM-CCBC alterou seus procedimentos e adequou-os às necessidades que foram surgindo. Esse processo foi formalizado por meio de Resoluções Administrativas (RAs), publicadas pela direção do Centro, nas quais se estabeleceram as regras de funcionamento do próprio CAM-CCBC e dos seus procedimentos. Contudo, antes mesmo do surgimento da crise sanitária já haviam sido antecipadas algumas das medidas que, em meio à pandemia, acabaram sendo aprimoradas – estabelecendo, por exemplo, regras para tornar os procedimentos mais céleres. Outras, que não se relacionavam diretamente à pandemia, acabaram por facilitar processos durante esse período. Confira a seguir a linha do tempo dessas normas:

• RA 29/2018 (janeiro de 2018): Estabeleceu regras para a comunicação eletrônica durante a fase administrativa dos procedimentos legais.
• RA 32/2018 (julho de 2018): Dispôs sobre o procedimento do árbitro de emergência.
• RA 39/2020 (março de 2020): Criou regras para o funcionamento do CAM-CCBC diante da pandemia da Covid-19, estabelecendo a apresentação eletrônica de documentos, a realização de audiências e reuniões virtuais, a suspensão do atendimento presencial ao público e o adiamento dos eventos sediados no Centro.
• RA 40/2020 (abril de 2020): Determinou a reorganização administrativa e as normas para o processamento eletrônico dos procedimentos do CAM-CCBC.
• RA 43/2020 (outubro de 2020): Alinhada com as recomendações das autoridades públicas de saúde, e levando em conta o cenário de diminuição da taxa de contágio observada na época, estabeleceu regras para a gradativa retomada de audiências presenciais.
• RA 44/2020 (novembro de 2020): Alterou as regras para o árbitro de emergência.
• RA 46/2021 (fevereiro de 2021): Dispôs normas para a arbitragem expedita.