Atendimento eletrônico permite a mesma qualidade do presencial

Por Sérgio Siscaro

Em todo o mundo, a atual pandemia da Covid-19 tem afetado o funcionamento de diversos setores – causando a disrupção de atividades tão diversas quanto o ensino, a administração pública, a segurança e, naturalmente, as atividades de empresas de todos os ramos da economia. Diante deste cenário, o CAM-CCBC entende que deve continuar prestando seus serviços, mantendo sua normalidade – ainda que adaptando seu atendimento às condições atuais de quarentena, por meio da condução remota de procedimentos arbitrais.

O Centro já estabelecera há tempos protocolos para viabilizar a condução eletrônica das suas atividades. Há dois anos, sua Resolução Administrativa 29/2018 já abria a possibilidade de se conduzir a fase administrativa dos procedimentos – ou seja, aquela realizada entre a apresentação do requerimento de arbitragem até a formação do Tribunal Arbitral – sem a necessidade de as manifestações das partes e dos árbitros serem protocolados presencialmente. Outras medidas, estabelecidas e colocadas em prática no segundo semestre do ano passado, também contribuíram para a criação de um ambiente favorável à condução eletrônica de suas atividades.

Concebidos inicialmente como formas de conferir mais agilidade e eficiência aos procedimentos do CAM-CCBC, esses novos meios permitem ao Centro continuar com suas atividades normalmente nesse período de incertezas causadas pela pandemia da Covid-19. E, o que é mais importante: preservando a saúde das partes, advogados, árbitros, colaboradores e fornecedores, e, ao mesmo tempo, dando todo o suporte necessário para a prestação de um atendimento pautado na excelência dos padrões de gestão de procedimentos.

Os 5 pontos de atenção

Destaca-se, em apertada síntese,cinco pontos implementados pelo CAM-CCBC na organização das suas atividades em face das regras de saúde pública relacionadas à Covid-19.Eles são os seguintes:

1. Protocolo presencial: Ficou estabelecido que as partes não necessitariam mais ir até a sede do CAM-CCBC para realizar o protocolo presencial de manifestações (petições, documentos, requerimentos de arbitragem, etc.);
2. Petições e demais documentos enviados por e-mail e upload em pasta compartilhada: O protocolo presencial foi substituído pelo eletrônico. Assim, as Partes passaram a submeter suas manifestações por e-mail, e cada procedimento arbitral passou a ter sua própria pasta, administrada pela Case Manager responsável pela gestão do procedimento e destinada aos advogados e árbitros, a fim de que possam realizar o protocolo eletrônico das peças, resguardando o sigilo quando aplicável;
3. Protocolo de requerimento de arbitragem por e-mail: Para iniciar procedimentos arbitrais, o protocolo de requerimento – que anteriormente deveria ser protocolado presencialmente no CAM-CCBC – deverá ser feito por e-mail enviado à Secretaria Geral do Centro ([email protected]);
4. Audiências: O CAM-CCBC recomenda a utilização da ferramenta de comunicação Microsoft Teams, capaz de reunir virtualmente várias pessoas em uma mesma reunião. É também a ferramenta proposta para a realização de oitivas de testemunhas por vídeoconferência, sendo uma opção segura, multiplataforma (pode ser acessada de diversos dispositivos) e de fácil acesso. Assim, toda e qualquer audiência (como as de assinatura de Termo de Arbitragem ou as de Instrução) será realizada por meio dessa ferramenta ou outra similar de escolha das Partes.
5. Atividades institucionais: Em um primeiro período, todas as atividades institucionais ficaram suspensas (excluídas aquelas referentes à Covid-19 em si, como a publicação de posts, organização de webinars e atendimento remoto de clientes);