RA 40/2020

Nueva organización administrativa del CAM-CCBC y normas para el procesamiento electrónico de los procedimientos

Ref.: Organización administrativa del CAM-CCBC y normas para el procesamiento electrónico de los procedimientos ante las reglas de salud pública relacionadas al Covid-19

CONSIDERANDO que la Resolución Administrativa nº 39/2020 trató sobre el impacto de la situación excepcional relacionada con la Covid-19 en las actividades del Centro de Arbitraje y Mediación de la Cámara de Comercio Brasil-Canadá (“CAM-CCBC”) hasta el 1º de abril, 2020, así como esa situación permanece y durará indefinidamente;

CONSIDERANDO el compromiso total de CAM-CCBC, por un lado, con la preservación de la integridad de la comunidad en su conjunto, incluidos los árbitros, mediadores, peritos, abogados, partes y sus colaboradores, y, por otro, con la prestación eficiente de servicios relacionados con métodos apropiados de solución de controversias;

La Presidente del CAM-CCBC, en el uso de las atribuciones que le son otorgadas por el artículo 2.6 (c) y (f)[1] del Reglamento del CAM-CCBC, aprobado el 1º de septiembre de 2011, con modificaciones aprobadas el 28 de abril de 2016, decide expedir la presente resolución.

  1. Vigencia

Esta resolución entra en vigor el 2 de abril de 2020, sucediendo la Resolución Administrativa nº 39/2020, que estuvo en vigencia hasta el 1º de abril de 2020.

En vista del escenario actual de incertidumbre y la imposibilidad de prever la fecha exacta de regreso de las actividades presenciales en Brasil y en la sede de CAM-CCBC, esta Resolución permanecerá en vigor hasta que sea revocada expresamente.

  1. Secretaría

El equipo del CAM-CCBC permanece en plena actividad[2], y se puede contactar por correo electrónico o por teléfono, de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. Las informaciones de contacto están disponibles en nuestro sitio web www.ccbc.org.br. (clic aquí para acceder a los datos de contacto de los Case Managers)

  1. Protocolos, notificaciones y cumplimientos de plazos por vía electrónica

El protocolo presencial de copias físicas en la sede del CAM-CCBC sigue suspendido, en las unidades de São Paulo y Río de Janeiro.

Por lo tanto, considerando que, según los términos del artículo 6.2[3], la comunicación electrónica es, para todos los efectos, el medio previsto en el Reglamento del CAM-CCBC para comunicaciones, notificaciones o citaciones, dichos actos destinados a cualesquier de los participantes[4] de los procedimientos o a ellos relacionados[5], además de los protocolos de cualesquier manifestaciones, decisiones o documentos deberán realizarse por medio electrónico, como se describe en los ítems a continuación.

3.1. Nuevos procedimientos

El protocolo de solicitud para institución de nuevos procedimientos (de arbitraje u otros ADRs[6]), acompañado de documentos anexos, debe hacerse por correo electrónico a [email protected]. Si es necesario, la Asesoría de la Secretaría General del CAM-CCBC puede proporcionar un enlace para el upload de documentos.

La parte que desea instituir un nuevo procedimiento, durante la vigencia de esta Resolución, deberá indicar las direcciones electrónicas de las partes solicitadas y/o de aquellas partes que desean que sean notificadas a este respeto para que la Secretaría del CAM-CCBC proceda a su notificación solo de modo electrónico.

La notificación electrónica reemplaza, a todos los efectos, las comunicaciones, notificaciones o citaciones hechas por carta, fax o cualquier otro medio equivalente.

Eventuales solicitudes de excepción a la notificación electrónica de las partes requeridas deberán ser acompañadas de justificaciones y serán evaluadas y decididas por la Secretaría General del CAM-CCBC.

3.2. Procedimientos en fase administrativa anterior a la constitución del Tribunal de Arbitraje

En los procedimientos que esperan la constitución del Tribunal de Arbitraje, se facultó a las Partes, mediante despacho de mero expediente, la adhesión facultativa al envío electrónico de las comunicaciones durante la fase administrativa.

En vista de la necesidad de mantener, por un período de tiempo indefinido, la nueva forma de conducción administrativa de los trabajos del CAM-CCBC y considerando que la comunicación electrónica es un medio reglamentario, el envío electrónico en la fase administrativa se convierte en una regla vinculante y obligatoria.

Por lo tanto, todas las comunicaciones, notificaciones y citaciones deben realizarse de acuerdo con el siguiente procedimiento de comunicación electrónica:

I- Todas las comunicaciones serán enviadas exclusivamente, por medio electrónico, a la Secretaría CAM-CCBC designada, y no se requiere la presentación de la respectiva copia física.

II- La Secretaría del CAM-CCBC se encargará de retransmitir el mensaje recibido a la otra Parte.

III- La manifestación de la Parte puede estar en el cuerpo de la comunicación electrónica o como anexo, y el tamaño total del mensaje no debe exceder los 9MB[7].

IV- La Secretaría puede, en el futuro, anexar a los autos físicos del procedimiento una copia de la comunicación electrónica (con anexos), para registro.

V- El recuento del plazo comenzará el primer día hábil siguiente al envío, por parte de la Secretaría, de la correspondencia electrónica que contiene la manifestación y sus respectivos documentos.

Eventuales solicitudes de excepción a estas reglas y/o suspensión del procedimiento por las Partes en esta etapa deberán ser acompañadas de justificaciones y serán evaluadas y decididas por la Secretaría General del CAM-CCBC.

 3.3. Procedimientos con Tribunal Arbitral regularmente constituido

En los procedimientos en los que los Tribunales de Arbitrales ya están constituidos regularmente, las peticiones y otros documentos (tales como anexos, decisiones, oficios, cartas, comunicaciones, medidas urgentes, entre otros) deben enviarse por correo electrónico y ponerse a disposición en la carpeta electrónica compartida.

Las orientaciones para el upload de manifestaciones y documentos, así como los detalles sobre el protocolo que será válido para fines de comprobación de cumplimiento del plazo se pueden acceder a través del siguiente enlace.

Eventuales solicitudes de excepción a estas reglas y/o suspensión del procedimiento por las Partes en esta etapa deberán ser acompañadas de justificaciones y serán evaluadas y decididas por el Tribunal Arbitral.

  1. Audiencias y reuniones

Permanece suspendida la realización de audiencias y reuniones presenciales en las unidades de São Paulo y Rio de Janeiro del CAM-CCBC y/o en cualquier otra localidad.

Con el objetivo de no perjudicar el progreso de los procedimientos, la Secretaría del CAM-CCBC permitirá realizar audiencias de forma remota, vía Microsoft Teams o plataforma similar, con el acompañamiento del case manager responsable y de un técnico de TI.

Las reuniones serán programadas por la Secretaría, que enviará una invitación por correo electrónico a todos los participantes, a través de la cual se proporcionará acceso con sonido y/o video. Durante la reunión también será posible proyectar documentos y presentaciones mediante el uso compartido de pantalla.

La grabación se realizará por la Secretaría y los servicios de estenotipia y traducción pueden contratarse, si es necesario. Más detalles sobre los requisitos técnicos y las demás orientaciones para la realización de estas audiencias y reuniones están disponibles en este enlace.

  1. Iniciativas institucionales

Los eventos organizados en o acogidos por el CAM-CCBC en el primer semestre de 2020 permanecen suspendidos.

Nuestro equipo de Desarrollo Institucional continua accesible por correo electrónico [email protected], para tratar de eventos y otras iniciativas institucionales.

***
São Paulo, 02 de abril de 2020
Eleonora Coelho
Presidente del CAM-CCBC

 

[1] Reglamento del CAM-CCBC, artículo 2.6: Cabe al Presidente del CAM-CCBC: (…)

(c) expedir Resoluciones Administrativas; (…)

(f) expedir normas complementarias, con el objetivo de resolver dudas, orientar la aplicación de este Reglamento, inclusive en lo que respecta a los casos omisos;

[2] Sobre el expediente de CAM-CCBC, ver la Resolución Administrativa nº 38/2019, que trata del calendario para el año 2020, disponible en: https://ccbc.org.br/cam-ccbc-centro-arbitragem-mediacao/ra-38-2019-calendario-2020/

[3] Reglamento del CAM-CCBC, artículo 6.2: A todos los efectos de este Reglamento, las comunicaciones, notificaciones o citaciones se realizarán por carta, fax, correo electrónico o medio equivalente, con confirmación de recepción.

[4] Incluido, pero no limitando, a las partes, abogados, árbitros, secretarios de tribunales de arbitrajes, peritos asistentes técnicos y testigos.

[5] Incluido, pero no limitando, a oficios, declaraciones y demás actos relacionados a los procedimientos.

[6] Además del Arbitraje, CAM-CCBC también administra otros métodos alternativos de resolución de disputas, tales como Mediación, Registro de Dominios y Dispute Boards y actúa como la Autoridad Nominadora.

[7] Si es necesario, la Secretaría puede proporcionar un link para el upload de documentos que superen los 9MB.

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