numérisation totale

Avec l’adoption de processus 100% numériques, le CAM-CCBC prouve son esprit pionnier en offrant plus d’agilité avec une plus grande responsabilité environnementale

 

par Antonio Biondi / Priscila Crispi

La justice retarde, mais n’échoue pas – c’est ce que dit le dicton populaire. L’expression n’est pas totalement déconnectée de la réalité, du moins en ce qui concerne le retard des procédures judiciaires. Au Brésil, la durée moyenne d’un procès intenté devant le pouvoir judiciaire est de 18 mois dans la phase de découverte et de 6 ans et 1 mois dans la phase d’exécution, et ce uniquement en première instance ; en deuxième instance, cette durée s’allonge encore de 10 mois, pour un total de 8 ans et 5 mois d’attente, selon les données du rapport « Justice en chiffres 2021 », du Conseil national de la justice.

L’attente d’une plus grande rapidité et d’accords bénéfiques pour toutes les parties a favorisé, au cours des dernières décennies, la recherche de méthodes extrajudiciaires de résolution des conflits, telles que la conciliation, la médiation et l’arbitrage. En ce qui concerne les litiges commerciaux complexes, l’arbitrage occupe une place prépondérante. Ce processus vaut autant qu’une sentence judiciaire et consiste essentiellement en la définition, par les personnes concernées, d’un tiers impartial et indépendant chargé de juger la demande.

La pratique s’est généralisée au Brésil avec la promulgation de la loi n° 9.307/1996, connue sous le nom de « loi sur l’arbitrage », qui établit la liberté des parties de choisir les règles et les principes généraux de droit qui seront appliqués, et qui peuvent être fondés tant sur les usages et coutumes que sur les règles du commerce international. La loi a subi une reformulation en 2015, qui a officialisé la possibilité pour les entités publiques et administratives directes d’être parties à une procédure d’arbitrage.

La numérisation du CAM – CCBC atteint son apogée avec le lancement de son propre logiciel de gestion des procédures qui devrait être disponible à la fin du premier semestre de cette année

Fondé en 1979, le Centre d’arbitrage et de médiation de la Chambre de commerce Brésil-Canada (CAM-CCBC) est la première et la plus grande institution brésilienne en matière d’arbitrage et de médiation, étant responsable d’une part importante des arbitrages qui ont lieu dans le pays, impliquant des parties nationales et étrangères.

Cette longue expérience n’est toutefois pas le seul facteur qui a fait du CAM-CCBC un centre d’excellence international dans ce domaine. Même en agissant dans un secteur qui a tendance à être plus prudent dans l’adoption d’innovations, comme le secteur juridique, le Centre apparaît à l’avant-garde de la numérisation des procédures d’arbitrage dans le monde.

Depuis 2018, la communication pendant la phase administrative de la procédure d’arbitrage se fait par voie électronique, et grâce à elle, les audiences et les réunions peuvent être tenues à distance. Selon Cristiane Gertel, coordinatrice du Secrétariat du CAM-CCBC, l’idée de l’accès numérique est liée aux principes de l’organisation – efficacité, innovation et responsabilité environnementale – qui impliquent également, par exemple, l’arbitrage vert et l’arbitrage accéléré. Par conséquent, même avant la pandémie de covid-19, la numérisation des processus était déjà un objectif.

« Avec la pandémie, nous avons dû tourner la clé : tout le monde a dû adopter le bureau à domicile et tous les processus sont devenus totalement électroniques. C’est alors que nous avons transformé ce qui était l’exception en règle. Cependant, comme nous avons été des pionniers sur de nombreux points, nous avons réussi à faire ce pas très rapidement », explique Cristiane.

Regina Alves, chef de l’administration de la CCBC, explique que cette rapidité dans la numérisation des procédures était due à l’infrastructure de protection des données déjà développée par la Chambre. « Selon la loi, nous devons garantir la confidentialité, car le processus d’arbitrage exige le secret et la sécurité des données, la protection contre d’éventuelles attaques, etc. Nous disposions déjà de ces structures, mais en phase de test. Ensuite, lorsque nous avons réalisé que la pandémie allait durer longtemps, nous avons publié une résolution définitive qui réglementait ces aspects et, là, nous sommes devenus l’une des premières organisations au Brésil à suivre cette direction », explique Regina, avec fierté.

La numérisation du CAM-CCBC atteint son apogée avec le lancement de son propre logiciel de gestion des procédures qui a commencé à être développé en 2019 et devrait être disponible à la fin du premier semestre de cette année. « Nous avons toujours rêvé que les parties puissent avoir accès aux procédures, avoir une interaction entre la gestion interne et l’utilisateur externe. Et le nouveau logiciel va permettre tout cela », se réjouit Cristiane. « L’idée du logiciel, ses inspirations, est quelque chose qui a surgi de manière très endogène à notre organisation, élaborée dans un processus très inclusif, à l’écoute des besoins des parties, et adaptée au mode de gestion du CAM-CCBC », dit-elle.

Selon Regina, l’expérience du Centre peut à nouveau devenir une vitrine pour l’adoption de processus numériques. « Nous sommes l’une des principales organisations dans le domaine de l’arbitrage. Lorsqu’une pratique innovante émerge, la communauté de l’arbitrage attend notre position avant de décider de ses démarches et d’adopter des mesures », compare-t-elle.

Empreinte écologique

L’engagement en faveur de l’environnement fait partie de l’évolution de l’arbitrage

Dans de nombreux secteurs, la numérisation apparaît comme une solution non seulement économiquement avantageuse, mais aussi écologiquement responsable. L’adoption de processus à distance se traduit par plus de rapidité, plus d’économie, plus d’efficacité et, surtout, moins d’impact sur l’environnement.

La communication virtuelle permet à toutes les parties – la Chambre arbitrale, les avocats et le Tribunal arbitral – d’être simultanément au courant des délais et des mouvements de la procédure, ce qui évite les retards dans la livraison des documents et les frais d’expédition élevés. En outre, la numérisation permet de tenir de nombreuses audiences par vidéoconférence, ce qui réduit les coûts de transport. Enfin, les impacts environnementaux sont considérablement réduits, grâce à l’utilisation réduite de l’impression et au faible stockage de papier.

«En plus des coûts de la procédure, il y a un fonds de frais, utilisé pour couvrir les dépenses liées à la procédure d’arbitrage, telles que l’envoi de la correspondance et la tenue des audiences. Nous avons constaté qu’avec la conduite virtuelle des procédures et la tenue à distance des audiences, les montants utilisés du fonds de frais sont en baisse », déclare Gilberto Paglia Júnior, gestionnaire du dossier CAM-CCBC.

Gilberto indique que grâce à l’adoption de l’accès numérique aux procédures, le Centre est devenu signataire du Greener Arbitration Protocol en 2021 (« Protocole d’arbitrage plus vert »), qui vise à réduire l’empreinte carbone des procédures d’arbitrage. Dans ce sens, l’année dernière encore, le CAM-CCBC a également signé le Green Pledge, un accord visant à adopter des protocoles verts dans les organisations d’arbitrage. C’est dans ce but que le Comité interne de développement durable a été créé, qui travaille sur plusieurs fronts, de la communication – pour sensibiliser le public interne afin qu’il adopte des pratiques durables – à l’adaptation des espaces physiques – avec l’installation, par exemple, de lumières avec des capteurs de présence – à l’adaptation à la législation et aux accords en la matière, comme l’achat de crédits carbone.

Le Green Pledge, ou « Campagne pour des arbitrages plus écologiques », a été créé en 2019 par l’arbitre Lucy Greenwood. En 2020, le groupe qu’elle a dirigé a commencé à élaborer des protocoles pour guider les différents acteurs du secteur de l’arbitrage – arbitres, avocats, institutions et fournisseurs – afin d’identifier les domaines dans lesquels les différentes parties prenantes pourraient adapter leurs comportements afin de réduire leur empreinte environnementale.

L’économie de la numérisation

Avec la numérisation de ses processus, le CAM-CCBC :

  • a économisé de 80 à 90 % sur les frais de courrier, de messagerie et d’expédition internationale ;
  • a cessé d’utiliser environ 500 000 feuilles de papier, par rapport à 2019 et 2020 ;
  • a économisé environ 520 000 BRL de 2019 à 2020 rien qu’en frais de courrier; en 2021, la réduction était de 191 000 BRL.

Sources : Département administratif et le comité interne de développement durable du CCBC.

Les partenaires:

Inscrivez-vous et téléchargez la nouvelle édition d’Explore Magazine !

Partager:

X