En tant que responsable administrative du CAM-CCBC, Regina Alves a, parmi autres missions, celle de réfléchir aux voies d’une plus grande productivité et, en tant que membre du comité interne de développement durable du CCBC, elle a l’occasion de développer une série d’actions ayant un impact positif sur son environnement immédiat et de contribuer ainsi à une planète plus verte.

Quels sont les principaux changements intervenus dans les procédures d’arbitrage du CAM-CCBC ces dernières années ?

Dans mon activité de soutien administratif au Secrétariat général du CAM-CCBC, la plus grande demande a toujours été le classement des documents de procédure. Chaque année, plus de 300 dossiers sont déposés physiquement, ce qui signifie beaucoup de papier et de dépenses avec le courrier, les coursiers et les envois internationaux. Avec la pandémie, nous avons immédiatement adopté la numérisation de toutes les procédures. Nous nous sommes rapidement rendu compte que l’utilisation d’outils numériques réduisait d’environ 80% à 90% les valeurs de ce type de dépenses typiques du monde physique. En outre, la quantité de papier et l’espace physique utilisés ont été fortement réduits. Nous avons dû tout reformuler, de l’utilisation du personnel à l’utilisation des intrants, de l’utilisation des enveloppes, tout. Nous avons cessé de classer environ 500 000 feuilles de papier dans la comparaison entre 2019 et 2020. C’est une réduction choquante. Grâce à tout cela, nous sommes en mesure d’avoir un impact moindre sur l’environnement, nous avons des processus plus rapides, nous avons réduit les coûts, ce qui permet des avancées importantes en termes de gouvernance et de durabilité.

Quel a été l’impact de cette nouvelle dynamique sur les coûts?

La comparaison de 2019 à 2021 est de 711 000 R$ de moins en coût. En ce qui concerne seulement les frais de courrier, nous avons constaté une réduction de 519 000 reais entre 2019 et 2020. Et en 2021, les économies ont continué et nous avons eu une nouvelle réduction, de l’ordre de 192 000 reais.

La réduction des coûts était en effet très importante. Pour vous donner une idée, en février 2020, nous avons dépensé environ 63 mille reais en frais postaux. Dans l’année, un total de 198 800 reais. En février 2021, ce montant est tombé à 570 reais, pour un total de 6 240,10 BRL dans l’année. En d’autres termes, en 2021, nous dépenserons 6,5 % du volume dépensé en 2020, soit une économie d’environ 93,5 %.

Ces transformations sont-elles une conséquence directe de la pandémie ou font-elles également partie de la planification stratégique et des décisions antérieures du CAM-CCBC ?

Je suis également le coordinateur des questions de qualité du CAM-CCBC et, dans les enquêtes de satisfaction externes, nous recevions toujours des demandes concernant gestion numérique des procédures et, en réponse, nous cherchions déjà des moyens de mettre en œuvre la numérisation et d’avancer dans ce sens.

La loi nous oblige à assurer la confidentialité, le processus d’arbitrage est entouré de toutes ces questions de secret et de sécurité des données, de protection contre d’éventuelles attaques, etc. Nous avions déjà les structures en préparation, en phase de test. Quand la pandémie est arrivée, tout a été précipité. Mais nous étions déjà prêts. Nous avons publié une résolution administrative pour consulter les participants aux procédures et demander qui souhaitait adopter la procédure électronique. Lorsque nous avons identifié que la pandémie allait durer plus longtemps, nous avons alors publié une résolution définitive à cet égard. Nous avons ainsi été l’une des premières organisations à s’engager dans cette voie au Brésil.

Comme nous sommes des pionniers et des leaders dans le domaine de l’arbitrage, la communauté de l’arbitrage attend de voir comment nous nous positionnerons par rapport à tout type d’innovation ou d’évolution et décidera ensuite de ses prochaines étapes dans l’adoption de nouvelles mesures.

En termes d’innovation, nous avons environ 330 processus actifs. Chacun d’eux comporte environ 5 dossiers. En d’autres termes, il y a plus de 1 500 dossiers pour ces processus. Un travail important est en cours pour tout numériser. Une équipe qui était totalement physique à une équipe de plus en plus axée sur la gestion des documents en ligne. Nous avons ainsi gagné du temps pour améliorer la gestion, créer des solutions, renforcer la sécurité et la confidentialité des informations.

Que serait l’arbitrage dit “vert” ? Comment cela se rapporte-t-il à l’accès numérique et à la question de la durabilité au sein du CCBC et du comité de développement durable ?

En ce qui concerne l’arbitrage vert, Eleonora Coelho, présidente du CAM-CCBC a commencé à attirer notre attention sur l’adoption de techniques plus “vertes”, conformément aux attentes du président du CCBC. Tout cela s’est passé dans le cadre du CAM. Lorsque le conseil d’administration du CCBC l’a remarqué, il a affirmé tout cet intérêt, en proposant de créer quelque chose de plus général pour le CCBC.

En août 2021, le comité interne de développement durable du CCBC a été créé. Il s’agit d’un espace volontaire, avec la participation des parties prenantes. Le comité dispose d’un espace de communication, qui encourage les pratiques, fournit des informations et cherche à sensibiliser notre public interne à adopter ces pratiques. Avec le ministère de l’intérieur, il y a beaucoup de changements par rapport à la manière d’avoir ce dialogue, ce qu’il faut proposer, ce qu’il est possible de faire. Pour compléter, la secrétaire générale du CAM-CCBC, Patricia Kobayashi, a signé le “Green Pledge” en 2021, un document international dans lequel le CAM-CCBC s’engage à adopter des protocoles écologiques.