Uma nova era digital

Antes da pandemia, o CAM-CCBC já vinha trabalhando em segurança cibernética e dinâmicas para processos eletrônicos e mais verdes

 

por Antonio Biondi

Como chefe administrativa do CAM-CCBC, Regina Alves tem, entre várias outras missões, a de refletir sobre os caminhos para maior produtividade e, como integrante do Comitê Interno de Desenvolvimento Sustentável da CCBC, tem a oportunidade desenvolver uma série de ações de impacto positivo para seu ambiente imediato e, com isso, contribuir para uma planeta mais verde.

Quais as principais transformações verificadas nos processos de Arbitragem no CAM-CCBC nos últimos anos?

Na minha atividade de apoio administrativo à Secretaria Geral do CAM-CCBC, sempre tivemos como maior demanda o arquivamento dos documentos processuais. Por ano, são mais de 300 processos que entram fisicamente, o que implica em muito papel e despesas com correio, motoboy e remessas internacionais. Com a pandemia adotamos imediatamente a digitalização de todos os procedimentos. Rapidamente percebemos que o uso das ferramentas digitais reduziu em cerca de 80% a 90% os valores desse tipo de despesa típica do mundo físico. Além disso, houve uma grande diminuição na quantidade de papel e espaço físico utilizados. Tivemos que reformular tudo, desde o aproveitamento da equipe ao uso dos insumos, utilização de envelopes, tudo. Deixamos de arquivar cerca de 500 mil folhas de papel na comparação entre 2019 e 2020. É uma redução chocante. Com tudo isso, conseguimos impactar menos o meio ambiente, temos processos mais rápidos, reduzimos custos, permitindo avanços importantes em termos de governança e sustentabilidade.

Como essa nova dinâmica impactou os custos?

O comparativo de 2019 para 2021 é de R$ 711 mil a menos em custo. Só em relação aos custos de correio, verificamos uma redução de 519 mil reais entre 2019 e 2020. E, em 2021, a economia continuou e tivemos uma nova redução, na faixa de 192 mil reais.

A redução de custos foi muito grande mesmo. Para você ter uma ideia, em fevereiro de 2020, gastamos cerca de 63 mil reais com correios. No ano, foram 198,8 mil reais. Em fevereiro de 2021, esse valor despencou para 570 reais, totalizando R$ 6.240,10 no ano. Ou seja, em 2021 gastamos 6,5% do volume de gastos de 2020 – economia de cerca 93,5%.

Essas transformações são consequência direta da pandemia ou também fazem parte do planejamento estratégico e de decisões anteriores do CAM-CCBC?

Também sou coordenadora das questões de qualidade do CAM-CCBC e, nas pesquisas de satisfação externa, sempre recebíamos solicitações sobre gerenciamento digital dos procedimentos e, em resposta, já estávamos estudando formas de implementar a digitalização e avançar nesse sentido.

Por lei, precisamos assegurar confidencialidade, o processo de arbitragem é cercado de toda essa questão de sigilo e segurança dos dados, proteção diante de eventuais ataques, etc. Já tínhamos as estruturas sendo preparadas, em fase de testes. Quando veio a pandemia, tudo se precipitou. Mas já estávamos preparados. Emitimos uma resolução administrativa consultando os partícipes dos procedimentos e perguntando quem gostaria de adotar o procedimento eletrônico. Quando identificamos que a pandemia ia durar mais tempo, emitimos então uma resolução definitiva nesse aspecto. Com isso, fomos uma das primeiras organizações a seguir nessa direção no Brasil.

Como somos pioneiros e líderes na área de arbitragem, a comunidade de arbitragem espera ver como vamos nos posicionar em relação a qualquer tipo de inovação ou evolução para, em seguida, decidir seus passos seguintes na adoção de novas medidas.

Em termos de inovação, contamos com cerca de 330 processos ativos. Cada um deles reunindo cerca de 5 pastas. Ou seja, são mais de 1.500 pastas destinadas a esses processos. Está em andamento todo um trabalho para digitalizar tudo. Uma equipe que era totalmente física para uma equipe cada vez mais voltada para a gestão de documentos online. Com isso, ganhamos tempo para melhorar a gestão, criar soluções, ampliar a segurança, a confidencialidade das informações.

O que seria a chamada Arbitragem Verde? Como ela se relaciona com o Acesso Digital e com o tema da Sustentabilidade dentro da CCBC e do Comitê de Desenvolvimento Sustentável?

Quanto à arbitragem verde, Eleonora Coelho, presidente do CAM-CCBC passou a chamar nossa atenção para adotar técnicas mais “green”, em linha com as expectativas do presidente do CCBC. Isso tudo aconteceu no âmbito do CAM. Quando a direção do CCBC notou isso, afirmou todo esse interesse, propondo criar algo mais geral para o CCBC.

Em agosto de 2021, foi criado o Comitê Interno de Desenvolvimento Sustentável do CCBC. É um espaço voluntário, com participação dos interessados. O comitê conta com uma área de comunicação, que estimula práticas, traz informações, busca sensibilizar nosso público interno a adotar essas práticas. Com o home office, há muitas mudanças em relação a como fazer esse diálogo, o que propor, o que é possível as pessoas fazerem. Para completar, a Secretária Geral do CAM-CCBC, Patrícia Kobayashi, assinou em 2021 o “Green Pledge”, um documento internacional em que o CAM-CCBC se compromete a adotar protocolos verdes.

Apoio:

Cadastre-se e baixe a nova edição da revista Explore!

Compartilhe: